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패킹리스트 – Packing List (P/L): 포장명세서 작성하기

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● 패킹리스트(Packing list) 어떤 서류이며, 어떻게 작성할까? : JSCHINA

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포장명세서(Packing List)-무역서식

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패킹리스트 작성법과 양식 (Packing List 샘플 파일 첨부)

수출 수입 신고 시 필요한 서류는 인보이스, 패킹리스트, B/L 등이 있습니다. 화주는 앞서 말한 서류를 관세사에 전달하여 수출입신고를 의뢰하거나 본인이 직접 세관에 제출하여 수출입 신고를 진행하실 수 있습니다.

하지만 인보이스와 패킹리스트는 딱히 정해진 양식이 없어 무역 입문자나 초보 무역인들에게는 해당 서류 준비함에 있어서 큰 어려움이 있을 거라 생각됩니다. 그래서 이번 포스팅에서는 무역 패킹리스트는 무엇이고 그 양식에 대해 알아보도록 하겠습니다.

패킹리스트(Packing List) 작성법

패킹리스트(포장명세서)는 수출 혹은 수입하려는 화물의 포장 내용을 기재한 서류입니다. 화물의 포장방법, 수량, 순중량, 총중량, 부피 등의 정보를 정확히 기재하는 것이 중요합니다. 세관, 선박회사, 운송업체, 보험사는 패킹리스트 참고하여 업무를 진행하기 때문에 실제 수출입 화물 정보와 서류 상 기재된 정보가 일치하지 않을 경우, 통관 거부, 화물 분실 등의 여러 문제가 발생할 수 있습니다.

패킹리스트 준비에 어려움을 느끼시는 분들께서는 아래의 패킹리스트 양식을 참고하시면 되겠습니다. 아래 형식은 제가 수출입 업무를 하면서 저에게 맞게 만들 것으로, 상황에 따라 양식 수정 후 사용하셔도 되겠습니다.

패킹리스트(Packing List) 양식

패킹리스트 Version_1, Verision_2

패킹리스트(Packing List) 샘플

위 양식을 봐도 어떻게 작성해야지 막막하시는 분들을 위해 패킹리스트 샘플 엑셀 파일 첨부드립니다. 첨부 샘플 패킹리스트 참고하시어 작성하시면 되겠습니다.

Packing List_Sample.xls 0.06MB

포장명세서, 패킹리스트 PACKING LIST 설명 및 작성 방법 (양식 다운로드)

300×250

안녕하세요 임과장입니다.

저는 식품, 화장품, 전자제품 등을 수출하는 ‘종합 상사’의 과장으로 근무하고 있는데요.주로 제품을 해외로 수출하는 업무를 하고 있습니다.

수출 실무를 보다 보면 많이 작성하게 되는 서류가 있는데요. 바로 인보이스(Invoice)와 패킹리스트(Packing List) 입니다. 두 서류는 수출 무역 거래 시 가장 기본적인 서류입니다.

중복되는 내용도 많고 한 번 배워두시면 쉽게 작성하실 수 있으니 수출을 준비하고 계시거나 처음 실무를 맡으신 분들은 아래 내용을 참고하셔서 작성해 보시길 바랍니다.

자! 그럼 먼저 패킹리스트 (=포장명세서, Packing List, P/L) 작성 방법에 대하여 이야기해보겠습니다. 하단에 패킹리스트 양식도 다운 받을 수 있도록 링크를 걸어 두었으니, 직접 다운 받으셔서 작성해보시는 것도 좋을 것 같습니다 🙂

*** 혹시, 인보이스 작성 방법 및 양식이 필요하신 분은 아래 링크를 통하여 확인 바랍니다.

패킹리스트(PACKING LIST), 포장명세서란 무엇인가?

수출 시 가장 기본이 되는 선적 서류이며 포장 내역 및 순중량(Net Weight), 총중량(Gross Weight)을 기재한 문서를 말합니다.

쉽게 말해 판매자(수출자)가 구매자인(수입자, 즉 바이어)에게 ” 주문한 상품 이렇게 포장했어요~” 를 보여주는 서류라고 보시면 됩니다.

패킹리스트(PACKING LIST) 작성 방법은?

회사마다 정해진 폼이 없어 포장 내역을 기재하는 방법이 조금씩 다를 수 있고, 바이어의 요청에 따라 추가 기재사항이 생길 수 있지만, 기본적으로 아래 내용만 작성하셔도 문제없이 서류를 준비하실 수 있습니다.

우선, 패킹리스트는 “영문” 으로 작성하셔야 합니다. 물론, 아래 항목들 또한 영문으로 작성하니 참고하시어 작성하시길 바랍니다.

1. Shipper/Exporter : 수출자정보 (주소, 연락처, 담당자)

2. Consignee : 수입자정보 (주소, 연락처, 담당자)

3. Notify Party : 통지처 (혹은 추가 통보가 필요한 업체 정보) – 대체로 수출,수입자와 동일

4. Port of Loading : 출발항 (출발국, 도시)

5. Final Destination : 도착항 (도착국, 도시)

6. Carrier : 물품을 운송하는 선박명 및 항공명 (대체로 생략)

7. Salling on/orAbout : 선박의 출발일과 도착일 (대체로 생략)

8. No. &date of invoice : 인보이스 넘버 및 발행일 (회사 내규, 서류분류용 ex, 회사이니셜_날짜, NJ_20210503)

9. L/C Issuing Bank : 신용장 개설은행 (T/T 거래시 생략)

10. Remarks : 기타 특이사항 기입 (대체로 결제조건, 인코텀즈 기입)

11. Marks and Numbers of : 포장 BOX 마크 ( 포장할 때 기입한 “쉬핑 마크” 카톤(or 파렛트)번호입니다.)

12. Description of Goods : 제품명칭

13. Quantity : 수량

– Ea/Box : 1카톤 입수량 (1카톤에 들어가는 제품의 수)

– BOX: 카톤박스 수량

– Total EA: 총 제품수량 (입수량 * 카톤 수량)

14. Weight : 중량

– Neight-Weight : 순준량 (포장 무게를 제외한 제품의 순 중량)

– Gross-Weight : 총중량 (제품의 순 준량+포장 무게가 모두 포함된 중량 / 최종 포장 무게)

15. CBM : 입방미터(Cubic Meter), 가로-세로-높이를 미터로 환산하여 곱한 수치

: 화물을 적재할 때 CBM 단위 부피를 계산하여 적재 가능여부 및 운송 가격을 책정하게 됩니다.

사실 계산법이 있지만 구글이나 네이버에 라고 치고 박스사이즈 혹은 적재 사이즈를 기입하면 바로 계산해주니 사이트를 이용하시는게 더 좋습니다. (계산기 바로가기)

16. TOTAL : 전체 포장 명세서에 대한 내용을 더하고 요약하여 내용들을 기입해주시면 됩니다.

17. Signed by : 마지막으로 회사 대표 및 책임 권한이 있는 사람의 서명을 기재합니다. 실서명 혹은 회사의 명판(스탬프)를 통해 사인하시면 됩니다.

상위 내용이 패킹리스트에 작성하게 되는 기본적인 내용입니다. 그럼 이제 연습이 필요하겠죠? 하단에 있는 패킹리스트 양식을 다운받으셔서 작성해 보시길 바랍니다.

Packing List (패킹리스트) 양식.xlsx 0.02MB

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패킹리스트(PACKING LIST), 포장명세서는 왜 필요할까요? (패킹리스트 활용 방법)

1) 사전 물류 확인용

: 바이어들은 패킹리스트를 통해 제품의 총 수량, 총 중량이 얼마나 되는지, 또 파렛트, 카톤 어떤 기준으로 포장했는지 확인합니다. 또한 사전에 확인하면서 더 나은 포장 방법을 공유하기도 하고 예상 물류비용을 산출해보기도 합니다.

2) 선사 스케줄 부킹용

: 양국 간 지정된 포워딩 업체에 작성된 패킹리스트를 전달하여 항공 또는 선적 스케줄을 잡게 됩니다.

상황으로 설명하자면 포워딩 업체에 수출하고자 하는 제품 패킹리스트를 전달하고 “우리가 00으로 수출 건이 있어서 패킹리스트 전달했습니다. 해당 내용대로 출항 스케줄 부탁드려요~” 하면 포워딩 업체에서 아래와 같이 스케줄을 보내줍니다.

예시를 보면서 이야기하는 것이 이해가 빠르겠죠? 아래 메일 내용을 참고해주세요!

3) 화물 입고용

상위 노란색 하이라이트 되어있는 메일 내용을 보시면 “과장님 운송사에 PACKING LIST 전달하시고 꼭! 도착보고 해달라고해 주셔요.” 라고 적혀 있는데 보셨나요??

선사 부킹이 끝나고 입고 날짜에 맞춰 화물을 출고하게 되면, 내륙 운송해주시는 기사님에게 패킹리스트를 전달해야 합니다.

기사님은 전달받은 패킹리스트를 들고 CFS 장치장, 즉 수출 화물들이 모여있는 곳에 입고를 하러 가시게 됩니다. 화물을 내리고 패킹리스트에 “도착했어요~” 를 알리는 도착보고와 담당자 사인을 받으면 화물이 입고가 완료됩니다.

(**도착 보고를 안 하고 그냥 가면…돈내고 사람 써서 그 넓은 장치장에서 우리 화물 찾으러 다녀야 해요…가끔 도착보고 안 하고 그냥 가시는 기사님이 계시니.. 꼭 확인하세요…)

4) 수출 신고시 필요

상위 메일 내용을 보시면 “수출면허 완료 되시면 메일 부탁드립니다~” 라고 적혀 있는 것도 보셨나요? 수출을 하게 되면 세관에 수출 신고를 진행해야 하는데, 인보이스와 패킹리스트를 가지고 수출 신고를 하게 됩니다.

관세사를 통해 수출 신고를 하면 서류 제출만으로 발급해주지만, 셀프로 진행하면 직접 인보이스 패킹리스트를 보면서 작성하여야 합니다. 이 내용은 추후 업로드 하여 최대한 쉽게 알려드리도록 하겠습니다.

여기까지 긴 글 읽어 주셔서 감사드립니다……최대한 짧고 쉽게 쓸려고 노력했는데…실패했습니다…쓰다 보니 많이 길어진 것 같네요…

그냥 작성 방법만 쓰는 것보다 패킹리스트를 실무에서 어떻게 활용하는지도 알려 드리고 싶어서 열심히 써봤습니다.

그럼 천천히 한번 작성해보시고, 다음으로 인보이스(Invoice)란 활용 방법과 함께 어떻게 작성하는지 알아볼까요?

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패킹리스트 – Packing List (P/L): 포장명세서 작성하기

패킹리스트

❐ 정의

패킹리스트란 거래대상이 되는 물품의 포장 · 포장 단위별 명세와 단위별 순중량, 순중량에 포장의 무게를 더한 총중량 그리고 화인의 일련번호 등을 기록한 무역거래의 계약 관련 서류입니다.

❐ 역할

패킹리스트는 인보이스를 보충하는 서류로 많이 알려져 있는데 그렇기 때문에 인보이스와 중복되는 내용이 많습니다. 물품의 포장과 운송, 그리고 통관상의 편의를 위해 작성하는 것으로 필수적인 선적서류는 아니라고 하지만 실무적으로는 거의 100% 필요하다고 보시면 됩니다. 또한, 수출입시에 통관의 자료로 쓰이게 되고, 물품을 검수할 때는 물론이고, 화주와 포워더가 운송계약을 맺을 때도 쓰이는 서류입니다.

❐ 작성요령

아래의 양식을 보면서 쉽게 설명드리겠습니다..

참고로 아래의 양식은 설명의 편의를 위해 예시로서 보여드리는 것입니다.

패킹리스트 또한 인보이스과 마찬가지로 고정된 양식이 따로 존재하는 것은 아닙니다.

회사에서 별도로 양식을 만들어서 사용하셔도 되고, 아래의 내용이 통상적으로 포함이 되고 어떻게 작성이 된다 정도로 이해하시면 되겠습니다.

패킹리스트 양식(샘플) 패킹리스트-2.png 0.05MB

(1) Seller

– 수출자의 정보를 기재합니다. (상호, 주소, 연락처 등)

(2) Consignee

– 수출자로부터 발송된 물품을 인수할 대상을 기재합니다. (상호, 주소, 연락처 등)

이전 C/I(Commercial Invoice: 상업송장) 포스팅에서 언급했지만, 수입자와 물품의 인수자가 다른 경우가 있을 수 있습니다. 이런 경우에는 각각의 정보를 정확하게 기입하셔야 하며, 이 내용은 상업송장의 내용과 일치하여야 합니다.

(3) Notify Party (착하통지처)

– ‘착하’는 화물이 도착했다는 의미라는 것을 이전 포스팅에서 말씀드렸습니다. 그래서 화물이 수입국에 도착하게 되면 선박회사가 착하통지서(Arrival Notice)를 보내게 되는데, 이 착하통지서를 수령하게 될 상대방을 기재하면 됩니다. 일반적으로 (2)에 기재된 내용과 동일하므로 “SAME AS ABOVE” 라고 기재하셔도 무방합니다.

(4) Departure Date

– 수출자가 보내게 될 물품을 적재한 비행기 혹은 선박이 출발하는 때를 기재합니다. 년, 월, 일을 포함하며 AWB나 B/L의 선적일자와 정확히 일치해야 합니다.

(5) Vessel/Flight

– 물품을 적재한 비행기나 선박의 명칭을 기재합니다.

(6) From

– 물품을 적재한 비행기나 선박의 출발 예정지를 기재합니다. 즉, 항구나 공항의 명칭을 기재하시면 되겠죠.

(7) To

– 운송수단의 최종 목적지를 기재합니다. 도착지의 항구, 공항의 명칭이 됩니다.

(8) Invoice No. and date

– 상업송장의 일련번호와 발행한 날짜를 기입하시면 됩니다.

(9) Buyer(if other than consignee)

– 수입자의 정보를 기재합니다. (상호, 주소, 연락처 등)

(10) Other references

– 매매 당사자들 간에 계약에 의해 별도로 표시할 것을 기재합니다. 예를 들어, HS CODE나 매매계약서의 발행 일자를 기입할 수 있겠죠.

(11) Shipping Marks

– 물품을 포장하게 되면 포장의 표면에 특정 기호, 목적지, 원산지, 수입자, 취급 시 주의사항 등을 표시합니다. 이 포장에 표시된 ‘Shipping Marks’를 이 난에 기재하면 됩니다.

(12) No. & kind of packages

– 포장의 형태와 개수를 기재합니다. 포장의 형태는 drum, box, bale, case, bundle 등으로 표시하시면 됩니다.

(13) Goods description

– 물품의 명세를 기재합니다. 여기에는 물품의 규격, 품질 등이 포함되는데 L/C No. 별로별로 Model no. 별로 각각 기재하여야 합니다.

(14) Quantity or net weight

– 수량과 순 중량을 기재합니다.

* 수량의 단위는 상업송장 포스팅에서 설명했던 대로 다음의 단위로 기재합니다.

· 개수: Piece, Set, Dozen

· 포장 수: Case, Bag, Bale

· 중량: Ton, Lb, Kg

· 용적: Cft(Cubic Feet), M/T(Measurement Ton)

· 길이: Yard, Meter

· 면적: SF(Square Feet), SM(Square Meter)

* 순 중량이라는 것은 포장이나 패키지 등의 무게를 제외한 순수한 물품의 무게를 의미합니다.

(15) Gross weight

– 앞서 말씀드린 순 중량에 포장이나 패키지 등이 완료된 총중량을 기재합니다.

(16) Measurement

– 물품의 부피를 기입합니다. 통상적으로 Measurement의 단위는 CBM(Cubic Meter)을 사용합니다.

※ CBM = 물품의 가로 x 세로 x 높이CBM 간편 계산기를 엑셀용으로 업로드해놨습니다.. 예전에 실무적으로 쏠쏠하게 써먹었죠. 필요하신 분들은 참고하시기 바랍니다.

cbm계산기 수정.xls 0.03MB

(17) Signature

– 회사 대표를 비롯하여 책임과 권한이 있는 사람의 서명을 이 난에 기재합니다. 실 서명 혹은 명판(스탬프)을 이용하셔서 사인합니다.

포장명세서

여기까지 작성하고 보니 패킹리스트와 인보이스가 별반 다른 것이 없죠? 하지만 약간의 차이가 있습니다.

통상적으로 패킹리스트에는 포장단위로 해서 내용물을 기재하나 목록별 가격을 기재하지 않습니다. 그러나 인보이스에서는 반대로 단위당 가격과 총액을 기재합니다.

어디까지나 패킹리스트는 인보이스의 보조적인 역할을 하는 것이므로 물품과 포장의 내용에 더 집중하여 정보를 표현한다고 이해하시면 될 듯합니다.

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