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국가대표김선생+마이크로소프트 엑셀 출석부만들기

엑셀 출석부 양식

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엑셀 출석부 양식

출석부 예제

안녕하세요. 이지이지입니다.

이번 포스팅에서는 엑셀로 만든 (선택과목별) 출석부 양식을 공유하겠습니다.

공유할 출석부 양식은 위의 이미지에서처럼,

학생들이 수강할 과목의 데이터를 입력하면 자동으로 과목별 출석부가 만들어지는 파일입니다.

방과후학교나, 특기적성, 맞춤형 특강 등등 학생들의 선택으로 이루어지는 수업의 출석부 제작에 유용합니다 .

매크로 사용을 가급적 자제하려고 본 파일은 배열수식을 이용해 만들었습니다.

본 포스팅은 크게 두 부분으로 나뉘며,

첫 번째 파트는 본 파일의 사용법(매우 간단합니다.),

두 번째 파트는 본 파일에 사용된 이름(정의)과 함수에 대한 설명입니다.

본 파일에도 간단히 사용방법을 도형안에 넣어 두었으니 참고하시면 되겠습니다.

선택과목 출석부.xlsx 0.02MB

출석부 사용방법

본 파일에는 [기초 데이터], [출석부] 두 개의 시트가 있습니다.

먼저 [기초 데이터] 시트의 사용방법입니다.

기초 데이터 시트

– A1 셀에는 제목을 입력합니다. 입력하지 않으셔도 되고, 아무 제목이나 입력하셔도 됩니다.

– A열과 B열에 반드시 학번과 이름을 입력하여야 합니다. 가운데에 열을 삽입하거나 열을 삭제하지 말아주세요.

→ 학생 수에는 제한이 없습니다.

– C2, D2, E2 ……….. 셀에는 과목명을 입력합니다. 과목명과 과목명 사이에 빈 셀이 있으면 안됩니다.

→ 과목 수에는 제한이 없습니다.

– 각 과목별로 신청을 한 학생에게는 반드시 1로 표시하여야 합니다.

다음은 [출석부] 시트의 사용방법입니다.

출석부 시트

– L2셀에서 과목명을 선택하면 순번, 학번, 이름이 자동으로 입력됩니다.

– 과목명은 반드시 L2셀에 들어가야 합니다. 만약 L2셀 이외에 과목명이 표시되기를 원한다면,

① 원하는 셀(ex. A2)에 과목명을 입력합니다.

이 때 과목명은 반드시 [기초 데이터] 시트에 있는 과목명 중 하나와 일치하여야 합니다.

② Ctrl + F3를 눌러 이름 관리자 창을 띄웁니다.

③ 이름 중 “선택과목”을 선택하고, 참조 대상 부분에서 $L$2를 과목명이 표시될 셀 주소(ex. $A$2)로 바꿉니다.

– A~C열은 고정입니다. 열을 삽입하거나 열을 삭제하지는 말아주세요.

– 선택과목별 학생 수는 1,000명까지 가능합니다. 한 과목을 1,000명이 듣는 경우는 없겠죠?

만약 1,000명 이상을 표현하고 싶다면 위의 이름 관리자 창에서 참조 대상 부분의 1,000이라고 되어 있는 부분을 수정하면 됩니다.

– D열부터는 자유롭습니다. 셀 테두리 등등 모두 원하는 대로 수정하여 사용하면 되겠습니다.

이상 출석부 사용방법에 대한 설명은 모두 끝이 났습니다.

이제 본 파일에서 사용된 수식을 알고 싶은 분만 끝까지 따라오시면 되겠습니다.

이름(정의), 함수 설명

본 파일에서는 두 가지의 이름이 사용되었습니다.

1. “과목명”: 선택 과목들의 이름입니다. [출석부] 시트의 L2셀에 데이터 유효성 검사를 하기 위한 것으로 OFFSET 함수를 통해 동적으로 범위가 지정되어 있습니다.

2. “선택과목”: [출석부] 시트에서 선택한 과목의 데이터를 추출하기 위한 이름으로 OFFSET 함수를 통해 동적으로 범위가 지정되어 있습니다.

먼저 “과목명”에 대한 이름 정의입니다.

과목명 이름 관리

=OFFSET(‘기초 데이터’!$C$2,0,0,1,COUNTA(‘기초 데이터’!$2:$2)-2)

– OFFSET 함수는 참조셀에서 지정된 행과 열만큼 떨어진 곳의 특정한 셀 하나 또는 여러 영역을 가져올 수 있습니다.

OFFSET 함수

① reference: 참조셀: ‘기초 데이터’!$C$2

② Rows: 참조셀로부터 떨어질 행의 수: 0

③ Cols: 참조셀로부터 떨어질 열의 수: 0

④ Height: 참조셀에서 행과 열만큼 떨어진 곳으로부터 가져올 행의 수: 1

⑤ Width: 참조셀에서 행과 열만큼 떨어진 곳으로부터 가져올 열의 수: COUNTA(‘기초 데이터’!$2:$2)-2

①~③ $C$2로부터 0,0만큼 떨어지면 → $C$2

④ $C$2에서 1행만큼의 영역이므로 → $C$2

⑤ 2행 전체($2:$2)에서 비어있지 않은 셀의 개수에서 2만큼을 뺀(앞의 학번, 이름을 빼 줌) 열

→ $C$2에서부터 오른쪽으로 비어 있지 않은 모든 셀이 “과목명”에 포함됨.

다음은 “선택 과목”에 대한 이름 정의입니다.

=OFFSET(‘기초 데이터’!$C$3,0,MATCH(출석부!$L$2,과목명,0)-1,1000,1)

– ‘기초 데이터’!$C$3: 참조셀을 $C$3로 합니다.

– 0: 행은 참조셀로부터 떨어지지 않습니다. → $C

– MATCH(출석부!$L$2,과목명,0)-1

① 출석부!$L$2: [출석부] 시트의 L2셀에 입력된 값이

② “과목명” 중에 있는 과목과

③ 정확히 일치하면 몇 번째에 위치하는지 값을 반환하라.

④ -1: ③에서 나온 숫자에서 1을 뺀만큼 [기초 데이터]시트의 $C$3로부터 이동하여라.

※ 만약 [출석부] 시트의 L2셀을 영어로 하였다면,

① 영어

②~③: 3

④: 2

→ $C$3로부터 0,2 만큼 이동하면 $E$3가 됩니다.

– 1000: $E$3에서부터 1,000개의 아래에 있는 모든 행을 영역으로 합니다. → $E$3:$E$1002

-1: 한 개의 열만 영역으로 하므로 위에서 변동 없습니다.

마지막으로 [출석부] 시트의 B7셀에 사용된 배열수식에 대해 설명드리겠습니다.

(C7셀은 B7셀의 수식에서 열만 조정해주면 되고, A7셀은 워낙 쉬운 수식이라 생략합니다.)
[출석부] 시트 B7셀의 수식 입력줄을 보면 다음과 같이 수식이 적혀 있습니다.

{=IFERROR(OFFSET(‘기초 데이터’!$A$1,SMALL(IF(선택과목=1,ROW(선택과목)),ROW(A1))-1,0),””)}

가장 앞의 IFERROR은 오류 처리를 위한 것으로 IFERROR 부분을 생략하고 OFFSET 함수만 보면 다음과 같습니다.

{=OFFSET(‘기초 데이터’!$A$1,SMALL(IF(선택과목=1,ROW(선택과목)),ROW(A1))-1,0)}

수식을 보면 { }로 닫혀 있습니다.

엑셀에서 중괄호는 배열수식을 의미합니다.

배열수식을 적용하기 위해서는 수식을 입력후 Ctrl + Shift + Enter를 눌러야 합니다.

나머지 셀은 평소처럼 B7셀에서 채우기 핸들을 드래그하여 채우면 됩니다.

함수를 설명드리기 위해 먼저 B7셀을 선택한 후,
[수식]-[수식 계산]을 눌러 수식 계산 창을 띄웁니다.

수식 계산 창

수식 계산은 “계산”을 누를 때마다, 한 단계씩 차례대로 이루어집니다.

기울임체로 표시되는 부분은 이전 단계에서 계산된 내용을 나타내며,

밑줄 로 표시되는 부분은 이번 단계에서 계산될 부분을 나타냅니다.

선택과목으로 영어를 선택했다고 가정하고 한 단계씩 살펴보면,

① 선택과목

→ {0;1;0;1;0;1…..}로 계산되어 나옵니다.

영어 과목에서 2(김유신), 4(강감찬), 6(홍길동), 8(박지성)…이 선택했기 때문입니다.

영어 선택

② IF( {0;1;0;1;0;1…..}=1

→ IF(FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE …}로 계산됩니다. 0이면 FALSE, 1이면 TRUE가 반환되었습니다.

③ ROW( 선택과목 )

→ ROW(‘기초 데이터’!$E$3:$E$1002)가 계산되었습니다. 선택과목을 영어로 했기 때문입니다.

④ ROW(‘기초 데이터’!$E$3:$E$1002)

→ {3;4;5;6;7;8…}이 반환되었습니다. $E$3:$E$1002까지의 행번호가 반환된 것입니다.

⑤ IF({FALSE;TRUE;FALSE;TRUE…},{3;4;5;6…})

→ {FALSE;4;FALSE;6;FALSE;8…}이 반환되었습니다. TRUE 이었던 부분에 행 번호가 입력되었습니다.

⑥ ROW(A1)

→ {1}이 반환되었습니다. A1의 행 번호이므로 당연히 1이 반환됩니다.

→ ROW(A1)은 SMALL 함수에 포함된 것으로 SMALL은 데이터에서 K번째 작은 수를 구하게 됩니다.

→ ROW(A1)은 [출석부] 시트의 B7, ROW(A2)는 B8, ROW(A3)는 B9… 셀에 위치하므로 첫 번째 작은 수부터 n번째 작은 수까지 차례로 채워지게 되는 것입니다.

⑦ SMALL({FALSE;4;FALSE;6….},{1}

→ FALSE가 아닌 것 중에 1번째로 작은 수인 4를 반환합니다.

⑧ {4}-1 → 3을 반환합니다.

⑨ OFFSET(‘기초 데이터’$A$1,{3},0) ,

→ [기초 데이터]시트의 A1셀로 부터 행이 3만큼 열이 0만큼 떨어진 셀은 A4셀이므로 1102를 반환하게 됩니다.

자, 이렇게 출석부 파일에 사용된 이름과 함수를 모두 알아보았습니다.

매크로를 사용하는게 차라리 더 편할 듯 ㅡㅡ;;;

어쨌든 선택과목 출석부 양식이 필요하셨던 분에게는 도움이 되었으면 좋겠습니다.

오늘 포스팅은 여기까지입니다.~~~~

본 포스팅에 사용된 마지막 배열수식은 다음 블로그를 참고하였습니다.

엑셀 출석부_자동으로 ox 넣는 출석부 만들어 보기_INDEX함수와 MATCH함수 활용

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저는 엑셀초보입니다.

필요에 의해서 몇일 동안 책을 보고, 인터넷을 참고해서 출석부를 만들어 보았습니다. 며칠 동안 머리 싸매고, 안되는 걸 붙들고 있었습니다. 머리에 쥐가 나네요. 처음 다루어 보는 엑셀! 만만치 않았습니다. 하지만 재미있었습니다. 이게 되네? 하는 순간이 정말 전율이었습니다.

수백명의 출결을 관리하려고 보니, 누가 출석했는지 결석했는지, 좀 쉽게 체크해보려 합니다. 출입자 명단이 넘어오면, 그걸 엑셀에 넣어주면 출석, 결석이 자동으로 표시되는 걸 만들어 보는게 목표입니다. 일일이 서로 대조하고, 수작업으로 OX를 타이핑하지 않아도, 이름만 따로 기록해주면 OX가 자동 출력하는걸 목표로 만들었습니다.

전문가가 보기에는 보잘 것 없습니다. 디자인? 따위는 멍멍이 한테 줘버렸습니다. 편리함만 추구했습니다. 완전 자동화? 그건 ACCESS에서…. 저는 반자동, 반수동(?)을 지향했습니다.

아래 보시는 그림을 예로 들어 보겠습니다. 일단 출석부 형식을 미리 만들어 보았습니다. 하나씩 설명 드리겠습니다.

전형적인 출석부입니다. 좌측에 이름이 들어가고, 우측열에는 날짜와 출결을 표시하는 공란이 있습니다. 그런데 M열에 보시면 출석현황이 있습니다. 여기 출석현황에 함수를 넣었습니다. 오른쪽에 데이터입력 부분에 내가 원하는 이름을 넣어주면 출석현황열에 ox로 자동 표시됩니다.

사용한 함수는 총 3가지 입니다.

1) IFERROR

2) MATCH

3) INDEX

M3열을 마우스로 클릭했을 때 나오는 함수는

=IFERROR(INDEX($P$3:$P$20, MATCH(B3,$O$3:$O$20,0),1),”x”)

전체를 보면서 한번 설명드리겠습니다. 위에 보시면 INDEX함수로 P열을 지정했습니다. P3~P20까지 범위를 정해서 “O”라는 글자를 가져오도록 만든겁니다.

그리고 MATCH함수로 조건을 걸어줍니다. M3에는 B3의 “김가인”의 출석현황을 표시하도록 한건데, 그게 “MATCH(B3” 으로 표시한 겁니다.

그리고 바로 이어서 “$O$3:$O$20” 부분은 O3~O20까지 범위를 지정해주고, “김가인”과 이름이 정확하게 일치하는 데이터를 찾는 역할을 합니다. (절대값으로 범위를 지정해야 해서 O3:020을 적고, 키보드 F4를 누르면 달러표시가 됩니다. 요건 인터넷에서 찾아보시면 친절한 설명들을 많이 찾으실 수 있습니다.)

MATCH(B3,$O$3:$O$20,0) <- 여기에서 맨 마지막에 붙은 숫자 "0"이 조건을 표시한 것입니다. 정확하게 똑같은 문자열을 찾으라는 뜻입니다. (INDEX($P$3:$P$20, MATCH(B3,$O$3:$O$20,0),1) <- 맨 마지막에 숫자 "1"은 첫번째 열을 뜻하는 겁니다. 이건 INDEX함수와 관련이 있습니다. P열이 첫번째 열입니다. 만약에 범위를 P3~Q20까지 지정한다면 Q열은 두번째열이 되는 것입니다. 그래서 정리하자면 범위 첫번째열인 P열에서 찾아서 M3에 김가인이라는 이름이 있는 경우에 넣어주는 겁니다. 제가 설명해도 복잡하고 이해가 쉽지 않네요. ㅎㅎ 결국 이해될 때까지 혼자가 여러가지 경우를 상정해서 테스트 해보셔야 합니다. 저도 몇가지 테스트를 하면서 겨우겨우 개념을 알아가고 있습니다. 그리고 세번째로 IFERROR 함수는 이름이 없을 때 오류표시가 나는 걸 해결하기 위해서 넣었습니다. 오류가 났을 시에 X로 표시하라고 넣은 겁니다. 그러니까 나경원이라는 이름이 데이터입력 O열에 없을시에 오류표시가 납니다. 그걸 X로 치환시켜 놓았습니다. 즉 결석처리 되는 것이죠. 이렇게 해서 출석과 결석이 표시되는 "출석현황"M열이 OX로 자동 표시됩니다. 자 그럼, 이걸 복사해서 해당하는 날짜에 붙여넣기 하면 되겠습니다. (TIP! "붙여넣기" 할 시에 값으로 붙여넣기 옵션을 선택하셔야 합니다. OX가 제대로 표시됩니다. ^^) 일일이 누가 왔는지 찾지 않아도 됩니다. 그냥 데이터입력 부분에 사람들 이름을 순서 필요없이 넣어주시면 알아서 B열의 명단과 대조해서 찾아줍니다. 어휴.... 처음으로 엑셀 리뷰해보니 설명하는게 쉽지가 않네요. ^^ 역시 초보라서 조금 무리한 느낌도 없지 않습니다. @_@ 위에 예시로 만든 엑셀도 공유하겠습니다. 아래 파일 클릭! 좋은 하루 되세요~! 반응형

출근부 양식 다운로드 / 근무일지 출석부 엑셀 파일

아무래도 엑셀 파일로 이런 출석부 양식을 만들게 되면 해가 바뀌더라도 쉽게 업데이트를 할수가 있죠~ 함수를 이용했기 때문이죠~ 한번만 잘 만들어놓으면 계속해서 편리하게 이용하실수가 있을겁니다. 제가 직접 만들지는 않았지만 무료료 배표해주는 곳을 링크해 드리도록 하겠습니다. 이런 좋은 양식은 만든사람의 성의를 생각해서라도 되도록 많은분들이 이용하면 좋겠죠~ ^^

1. 엑셀 출석부(출근부) 양식 첫번째

엑셀 파일을 다운로드 해서 열어보시면 3가지 시트가 있습니다.

▲ 첫번째 시트를 클릭해보면 가로로 빨간줄이 있어서 보기가 편합니다.

▲ 두번째 시트는 토요일 일요일에 색상을 넣어서 보기 편하게 만들었습니다.

▲ 세번째 시트는 달력입니다.

다운로드 하고 싶다면 아래 주소에 가시면 됩니다.

위 블로그에 가시면 만드는 방법까지 알려주고 있으니 자신에 입맛대로 만들고 싶은 분들은 제작 방법을 배워보시는것도 좋을듯합니다~ 어렵지 않아요~ ^^

2. 엑셀 출석부(출근부) 양식 두번째

▲ 이번 버전은 위와같이 생겼습니다. 첫번째 소개한 출석부는 프린트해서 사용하는 용도로 사용하시면 좋을듯하고 이번 버전은 컴퓨터에 저장해놓고 사용하는 용도로 사용하시면 좋을 듯 합니다. 컴퓨터에서 바로 체크하면 출근수 결근수 조퇴한수가 자동으로 나오게 설정해 놓았습니다. 년도와 몇월인지 설정하는것도 매우 편리하게 되어 있어서 정말 유용할것 같습니다.

파일을 다운로드 하고 싶다면 아래 링크를 클릭하세요~

3. 근무일지/ 급여대장 / 일일 업무일지 엑셀양식

▲ 급여대장 이미지 입니다.

▲ 출근시간과 퇴근시간을 기록할수있는 근무일지 양식입니다.

▲ 일일 업무일지 양식입니다.

이 양식은 아래링크를 통해 다운로드 하실수가 있습니다.

4. 시간외 근무일지 엑셀양식

▲ 이 엑셀 양식은 시간외 근무일지 양식이지만 근무일지로 수정해서 사용해도 매우 유용할듯합니다. 시작 시간과 종료 시간을 입력하면 근무시간이 자동으로 계산 되도록 함수 수식을 넣어 놓았기 때문에 잘 활용하면 멋진 근무일지를 만들수가 있을겁니다.

이 양식을 다운로드 하고 싶다면 아래 링크를 클릭하세요~

5. 깔끔한 근무일지 엑셀양식

▲ 위 이미지를 보시면 점심시간 유무와 저녁시간 유무에 따라 근무시간을 조정했다는것을 알수가 있으며 근무시간에 수식이 어머어마하게 들어가 있는것을 볼수가 있습니다. 저런 복잡한 함수 계산에 의해서 근무시간이 계산되는거죠~

이 양식을 조금만 응용하시면 아주 훌륭한 결과를 얻을수가 있을겁니다~ ^^

위 양식을 다운로드 하고 싶다면 아래 링크를 클릭하세요~

이렇게 해서 출석부 양식과 근무일지 양식 여러개를 소개해 드렸습니다. 저도 직장에 다니고 있지만 소규모로 사업하시는분들은 이런 양식이 아주 귀하죠~ 자신의 직장에 맞게 조금씩 수정해서 사용하면 아주 유용하게 사용하실수가 있을겁니다~ 저도 오늘 필요해서 찾아보니 이렇게 무료로 배포해주는곳이 있어서 소개해 드립니다. ^^ 만약 링크가 깨어졌다면 댓글로 알려주세요~ ^^ 다음에는 더욱 유용한 정보로 찾아오도록 하겠습니다~ 즐거운 하루 되세요~ ^^

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