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퇴사자가 떠나기 전에 반드시 작성 해야 되는 것? 업무 인수인계서! < 비즈니스 사례 < 기사본문 - 사례뉴스

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업무 인수인계서 양식 입니다. | SharedIT – IT 지식 공유 네트워크

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  참고할 만한 자료가 있어서 공유 합니다.양식,, 인수인계

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인크루트 : 업무 인수인계서(간편서식)

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°¢Á¾ ÀμöÀΰ輭 ¾ç½Ä »ùÇà – ¼­½Ä¹ðÅ©

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[무료 서식 제공] 업종별 업무인수인계서 양식 모음

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담당자가 장기휴가나 부서 이동, 퇴직 등으로 인해 자리를 비워서 그 일을 대신하게 된 경우나 신규 채용, 경력 채용 등으로 새로 입사한 사람의 경우 당연히 전임자에 비해서 업무 능력이 떨어질 수밖에 없습니다. 사람마다 능력이 다른 데다, 회사 일이 다 비슷하다고는 해도 회사별로, 부서별로 다 특색이 있기 마련이고 거기에 맞게 조금씩 표준화해서 다른 직원들과 협력해 업무의 흐름이 끊기지 않도록 하는 것은 그리 쉬운 일은 아닙니다.

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새롭게 업무를 담당하는 사람 입장에서는 전임자의 업무를 쫓아가는 것도 정신이 없는데 “원래 하던 대로 해주세요.”라는 말까지 듣게 되면 더욱 혼란에 빠지게 되는데요, 그래서 오늘은 이런 안타까운 상황을 방지하고 도움이 되어줄 업무 인수인계서를 소개해드리려고 합니다.

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업무인수인계서란, 신입사원이 퇴사 직원의 업무를 넘겨받거나 기존의 사원이 새로운 업무를 인수인계받을 경우에 인계자가 인수자에게 작성하는 문서인데요, 인수자가 알아야 할 업무내용과 필요 문서를 정리하여 인수인계 후의 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 돕는 것이 바로 업무 인수인계서입니다. 오늘은 다양한 업종별 업무 인수인계서 양식과 관련 규정 및 엑셀 프로그램에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

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퇴사자가 떠나기 전에 반드시 작성 해야 되는 것? 업무 인수인계서!

재택근무가 잦은 요즘, 업무 공유는 필수가 됐다. 비단, 재택근무뿐만 아니라 장기간 자리를 비우거나 직원이 퇴사를 할 경우 업무 인수인계서가 필요하다. 인수인계는 어떠한 업무가 한 사람에게서 다른 사람에게로 넘어가는 것을 말한다.

기업에서 인수인계가 끝난 뒤에 많은 경우에 다시 그 인계자를 찾는 일들이 생기게 된다. 사내 인사이동이 있고 부서가 바뀌어서 이제는 같은 공간에 없거나 업무를 인수해 줘야 되는 사람이 새로운 일을 맡아 바쁜 경우들이 있다.

업무 인수인계서, 한번 할 때 확실하게 해야 된다!

인계자에게 연락하기 부담이 되고 미안한 마음이 들 수 있다. 그래서 우리는 한 번에 확실하게 업무 인수인계를 해야 된다.

업무를 확실하게 인수인계하기 위해선 어떻게 해야 될까?

업무를 놓치지 않을 수 있는 인수인계 도구인 업무 인수인계서에 대해 소개하고자 한다.

인수인계서는 사람이 바뀌어도 우리가 제공하는 상품과 서비스가 동일하게 고객에게 제공되기 위한 예방책이기도 하다. 다음 사람이 업무를 맡아도 문제가 없을 수 있도록 하는 배려의 방법이기도 하다.

업무 인수인계서 양식을 보면 먼저 기업의 로고와 제목이 있다. 그리고 아래 구분이 있다. 기업 내에서 인수인계서가 필요한 상황이라면 많은 경우에 사내 인사이동이 있거나 승진 등으로 인해 역할이 바뀔 때 인수인계를 하게 된다.

업무 인수인계서를 작성할 때 구체적인 과업 이름+파일 공유는 필수

또 어떤 경우는 육아휴직이나 다른 사유들로 인해 휴직을 하기 때문에 다른 사람들에게 일을 맡겨야 할 때도 있다.

업무를 맡았던 직원이 퇴사를 하게 되면서 다른 분들에게 업무를 넘겨야 할 때도 있다. 이 구분에서는 이러한 부분들을 체크해 주면 된다.

구체적인 업무 내용, 자료 위치, 인수자, 비고 작성하기!

그리고 아래쪽에는 인계자와 인수자가 표현되어 있다. 그리고 서명을 하는 란이 있다. 인수자는 ‘인수를 완료했습니다’라고 표현을 하는 서명이고 인계자는 ‘내가 이 내용들에 대해서 인계를 완료했습니다’라고 서명을 하는 것이다.

많은 분들께서 인계자와 인수자가 ‘1대 1로 이루어진다’라고 생각하기 쉽다. 그런데 실제로는 1대 1로 이뤄지지 않는 경우들이 많다. 특히 퇴직이나 휴직을 하는 경우에는 준비할 수 있는 시간이 많이 제한적이다. 따라서 그때까지 후임자를 찾지 못하는 경우들도 있다.

다양한 이유들로 인해서 한 사람의 일을 여러 사람이 나눠갖게 되는 일들이 생길 수 있다. 그럴 때 인수자가 한 명이 아니라 두, 세명 혹은 그 이상이 될 수도 있다.

여기서는 김지웅 대리님께서 퇴사의 이유로 일을 인계했고 나머지 박한별 주임님과 최연수 과장님께서 김지웅 대리님이 하시던 일들을 인수 받았다고 생각하면 된다.

나름대로 예상하기에는 김지웅 대리님 일을 대신할 사람을 아직 뽑지 못했다거나 사람을 뽑을 때까지 박한별 주임님과 최연수 과장님이 일을 맡아서 하거나 박한별 주임님이 김지웅 대리님의 일을 다 받기에는 어렵다는 판단에 최연수 과장님께서 나머지 일들을 가져온 것으로 예상할 수 있겠다.

인수인계서 도구를 통해 사람에 의존하는 것이 아닌 시스템에 의존하는 조직으로 만들자

내가 하는 과업들이 다양하게 있지만 그 과업들이 어떠한 일들도 나눠지는지 분류를 하는 것이다. 이렇게 구체적으로 과업을 함께 작성해 주어야 과업을 인수한 사람도 어떠한 과업을 해야 되는지 명확하게 이해할 수 있다.

만약에 행사 관련 내용들이 ‘행사 관련 내용’이렇게 작성이 됐을 경우 인계하신 분은 나중에 전화를 해야 될 일들이 많을 것이다. 그렇지 않기 위해선 구체적으로 어떤 과업인지 적어줘야 된다. 그리고 과업들과 관련된 파일들도 함께 공유를 해줘야 된다.

요즘엔 많은 기업들이 드라이브를 사용하는데 ‘고객사랑’이라는 기업도 해당 업무와 관련된 위치를 표기해 놓았다. 자료의 위치를 표시해놔서 인계자가 나중에 필요할 때 자료를 쉽게 찾을 수 있도록 해야 된다.

마지막으로 각각 과업을 인수받은 사람들이 누구인지를 작성하면 된다. 보니까 조금 복잡한 내용들은 과장님께서 인수를 받으신 것 같고 간단한 일들은 박한결 주임님께서 받았다.

업무 인수인계서 양식

비고란은 해당 과업과 관련해서 더 알아야 되는 내용들이 있다고 하시면 이 부분에 작성을 해주면 된다. 기타란은 전체적으로 알고 있어야 되는 내용들이 함께 작성되어 있다. 참고로 가인지컨설팅그룹에서 드리는 양식에 퇴사자 보안 유지 서약서도 제공된다.

인수인계 리스트까지 작성한 후 인계자와 책임자가 서명을 작성하면 된다. 위쪽에서는 인계자와 인수자가 ‘과업들에 대해 인수를 했습니다’라고 하는 의미로 사인을 했다고 하면 아래쪽에서는 이 전체의 책임자가 해당 인계의 과업들이 제대로 인계된 사실을 확인했고 ‘더 인수인계해야 될 내용은 없는지에 대한 확인을 했습니다’라는 의미로 서명을 하는 것이다.

업무인수인계서를 통해 누락없이 일을 이어 받자!

업무 인수인계서는 과업들이 담당자가 바뀌는 시점에서 누락 없이 인수인계를 할 수 있도록 돕는 도구이다. 이 도구를 활용해서 기업의 인수인계가 더 매끄럽게 이어지길 기대한다. 이 도구들을 통해 조금 더 사람에 의존하는 것이 아닌 시스템에 의존하는 조직으로 만들어가길 바란다.

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