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글로벌 소프트웨어의 리더, 한글과컴퓨터

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한글 메일머지 사용법

안녕하세요. 이지이지입니다.

이번 포스팅에서는 한글에서 메일머지를 사용하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

메일머지란?

메일머지는 여러 사람의 이름, 주소 등이 들어가 있는 데이터 파일과 서식 파일을 결합(merging)함으로써

이름, 주소 등만 다르고 나머지 내용이 같은 파일을 만들거나 출력하는 기능입니다.

(물론 이름, 주소 뿐만이 아닌 다른 내용도 가능합니다.)

메일머지를 수행하기 위해서는 데이터 파일과 서식 파일이 필요합니다.

서식 파일

메일머지에 사용할 기본이 되는 파일입니다. 한글 파일(hwp)로 작성합니다.

서식 파일에서는 메일머지에 사용할 기본적인 사항을 입력 하며, 바뀌는 내용은 데이터 파일 에서 가져오게 됩니다.

데이터 파일

메일머지에 사용할 데이터 파일입니다. 서식 파일에서 바뀌는 부분을 입력하는 파일 입니다.

데이터 파일은 Outlook 주소록, 한글 파일, 한셀/엑셀 파일, DBF 파일 등에서 가져올 수 있으며,

이 포스팅에서는 가장 널리 쓰이는 엑셀 파일과 한글 파일에서 데이터 파일을 가져오는 방법에 대해 알아볼 것입니다.

서식 파일과 데이터 파일의 이해

엑셀을 데이터 파일로 사용하는 경우

1. 먼저 데이터 파일을 엑셀로 만들고 저장합니다.

예로 다음과 같은 파일을 “주소록.xlsx”로 저장하도록 하겠습니다.

엑셀 데이터 파일의 구조

● 필드 이름 / 필드 번호

한글 서식에서 필요한 부분입니다. 필드 이름 또는 필드 번호 중 하나가 필요합니다.

필드 이름은 반드시 입력하는 것이 좋습니다.

필드 번호는 우측으로 갈 수록 1씩 증가합니다.

● 레코드

메일머지를 실행했을 때 메일 머지 표시 달기 부분에 실제로 입력되는 내용입니다.

2. 한글 서식 파일을 만듭니다.

2-1. 먼저 메일 머지 표시를 달아주기 위해 마우스 커서를 표시를 달 부분에 두고 (아래 이미지에서 형광펜 부분),

[도구]-[메일 머지]-[메일 머지 표시 달기]를 클릭합니다. (단축키: Ctrl+K,M)

메일 머지 표시: 표시를 한 부분에 데이터 파일에서 가져 온 레코드가 입력됨 .

아래의 예에서는 메일머지 표시 달기를 세 번 수행해야 함.

메일머지 서식파일 만들기 예

2-2. 메일 머지 표시 달기 대화 상자가 나타나면 [필드 만들기]-[필드 번호나 이름 입력]-[넣기]를 클릭합니다.

메일 머지 표시 달기

● 필드 번호를 입력할 경우

엑셀 데이터 파일에서 맨 좌측이 1이며, 우측으로 한 칸 이동할 수록 1씩 증가합니다. 1번의 그림을 참고하세요.

● 필드 이름을 입력할 경우

엑셀 데이터 파일의 필드 이름과 동일해야 합니다. 1번의 그림을 참고하세요.

다음은 메일 머지 표시를 모두 단 화면입니다.

메일 머지 표시의 예

3. 메일 머지 만들기를 실행합니다.

3-1. [도구]-[메일 머지]-[메일 머지 만들기]를 클릭합니다. (단축키: Alt+M)

메일 머지 만들기 경로

3-2. 메일 머지 대화상자가 나타나면 필요한 정보를 입력합니다.

메일 머지 만들기 대화상자

● 자료 종류

데이터 파일로 사용할 파일을 선택합니다. 지금 예제에서는 엑셀파일을 데이터 파일로 하고 있으므로

한셀/엑셀 파일에 체크하고, “주소록.xlsx”를 찾아 선택합니다.

● 출력 방향

– 프린터: 프린터로 인쇄합니다. 인쇄 매수는 레코드의 개수만큼입니다. 이 예로는 6장이 출력됩니다.

– 화면: 미리보기 창으로 메일머지 결과를 보여줍니다.

– 파일: 메일 머지 결과를 한글 파일로 저장합니다.

– 메일: 메일 머지 결과를 메일의 본문으로 그대로 사용하거나 파일로 첨부하여 전자우편을 보냅니다.

※ 보통 화면을 선택하여 미리보기로 확인 후 프린터로 출력하는 경우가 많습니다.

– 쪽 번호 잇기: 체크하지 않으면 모든 출력물에 같은 쪽수가 표시됩니다.

1페이지에서 메일머지를 실행했다면, 모든 출려물의 페이지는 1페이지가 됩니다.

체크하였다면 출력물의 쪽수가 한 페이지씩 증가하게 됩니다.

– 필드 위치에 반영: 이 항목을 선택하고 메일 머지 표시를 표 안에 넣어 주면, 메일 머지 표시가 있는 위치를 정확히 읽어 해당하는 위치에 메일 머지 데이터를 보여 줍니다. (뒤에서 상세하게 설명드리도록 하겠습니다.)

3-3. 데이터 파일에서 데이터가 있는 시트명을 선택합니다.

시트 선택

3-4. 주소록 레코드 선택 대화상자에서 가져 올 목록을 선택합니다.

기본적으로 모두 선택이 되어 있으며, 마우스 클릭으로 선택 및 해제를 할 수 있습니다.

주소록 레코드 선택

(3-5.) 필드 이름 연결 대화상자는 메일 머지 표시 달기에서 필드 번호를 입력했을 경우에만 나타나며, 필드 이름으로 입력했을 경우에는 나타나지 않습니다.

필드 이름 연결 대화상자가 나타나면 서식 파일(한글 파일)의 필드 이름(번호)와 데이터 파일(엑셀 파일)의 필드 이름을 연결하여 줍니다.

이번 예에서 2은 이름, 1은 우편번호, 3은 주소로 연결시켜줍니다.

필드이름 연결

데이터 파일을 엑셀 파일로 만들었을 경우의 메일머지 사용법은 여기까지입니다.~

한글을 데이터 파일로 사용하는 경우

1. 먼저 한글 파일로 데이터 파일을 만들어 줍니다.

위의 예와 일관성 있게 계속 주소록으로 예를 들어보겠습니다.

한글 데이터 파일의 이름은 “주소록.hwp”로 저장하였습니다.

한글 데이터 파일의 구조

한글 데이터 파일의 첫 줄에는 반드시 필드의 개수를 적어주어야 합니다.

위의 그림에서는 우편번호, 주소, 이름 세 가지 이므로 3으로 써 준 것입니다.

2. 한글 서식 파일을 만듭니다. 위에서 언급한 부분이 있으므로 주의해야 할 부분만 설명드리도록 하겠습니다.

한글 파일을 데이터 파일로 사용할 경우, 서식이 되는 한글 파일에서 메일 머지 표시를 달 때,

필드 만들기에서는 반드시 필드 번호만을 사용해야 합니다.

한글 메일 머지 표시 달기

3. 나머지 과정은 위의 엑셀을 데이터 파일로 사용하는 경우와 동일하며,

자료 종류를 선택할 때, 한글 파일에 체크하는 것만 주의하시면 되겠습니다.

표를 이용하여 종이 절약하기

메일머지 기능은 기본적으로 쪽 단위로 데이터를 구분하여 출력 하는 바람에, 종이가 낭비된다는 문제점이 있습니다.

그래서 이 글을 보시는 분들께서는 표를 이용해 다음 쪽이 아닌 같은 쪽이 오른쪽 셀 또는 아래쪽 셀에 메일머지된 데이터가 나오며 어떨까?라고 생각해 보신 분들도 있을 것입니다. 지금부터 스킬 들어갑니다.

1. 엑셀을 데이터 파일로 사용하는 경우

→ 엑셀 데이터 파일에서는 필드 이름의 개수를 늘력주고,

한글 서식파일에서는 메일 머지 표시를 더 많이 달아주는 방식입니다.

엑셀 데이터 파일의 예

한글 서식 파일의 예

2. 한글을 데이터 파일로 사용하는 경우

→ 한글 데이터 파일에서는 필드의 개수를 늘려주고,

한글 서식 파일에는 메일 머지 표시를 더 많이 달아주는 방식입니다.

한글 데이터 파일의 예

한글 서식 파일의 예

적용해 보시면 처음보다는 좀 더 종이절약이 가능하지만 너무 번거로워 잘 손이 안 가는 스킬입니다.

그리고 그냥 참고만 하시고, 기억하지 않으셔도 됩니다.

왜냐하면 다음에서 설명할 라벨을 이용하면 디자인 등 조금 제약 사항이 있기는 하지만

표에 메일머지 기능을 아주 쉽게 적용할 수 있고, 표에 있는 모든 셀에 데이터를 입력해 주기 때문입니다.

라벨을 이용해 메일머지 만들기

※ 데이터 파일은 맨 위에서 작업한 엑셀 파일(주소록.xlsx)을 사용하도록 하겠습니다.

1. [쪽]-[라벨]-[라벨 문서 만들기]를 차례대로 클릭합니다.

라벨 문서 만들기 경로

2. 사용자가 원하는 라벨 문서를 선택합니다.

실제 라벨지로 인쇄하고자 한다면, 라벨지 포장지에 다음 그림의 빨간 상자 안에서처럼 라벨지 번호가 있으니

그 번호를 찾아 선택하도록 합니다.

라벨 문서 선택하기

3. 메일 머지 표시를 달아줍니다.

메일 머지 표시 달기

4. [도구]-[메일 머지]-[메일 머지 만들기]를 클릭 후, 메일 머지 만들기 대화상자가 나타나면

필요한 정보를 입력합니다. 여기서는 엑셀 파일이 데이터 파일이므로 한셀/엑셀 파일에 체크하고,

데이터 파일을 선택해줍니다.

메일 머지 만들기 대화상자

5. [시트 선택] 대화 상자에서 데이터가 있는 시트를 선택합니다.

6. 주소록 레코드 선택 대화상자에서 가져올 레코드를 선택합니다. 기본적으로 모든 레코더를 가져옵니다.

7. 다음과 같이 메일 머지 결과 화면이 나오는데, 위에서 얘기했듯

라벨 문서를 이용해 메일머지를 만들게 되면, 한 레코드 당 한 페이지를 사용하는 것이 아니라

셀의 우측부터 채우고, 우측의 셀이 다 채워지면 다음 아래 줄을 채우게 됩니다.

메일머지 결과 화면

여기까지가 라벨을 이용한 메일머지 사용하기 였으며, 지금부터는 팁 몇 가지를 알려드립니다.

Tip 1. 라벨 추가하기

라벨을 선택할 때 원하는 라벨이 없다면 라벨을 사용자 마음대로 추가할 수 있습니다.

라벨 문서를 만들 때 “+”를 클릭해 사용자가 원하는 대로 라벨을 만들면 됩니다.

라벨 추가하기

Tip 2. 표의 크기와 모양 편집하기

기본적으로 라벨은 표의 크기와 모양을 편집하지 못하게 보호되어 있습니다.

이 보호를 해제하기 위해서는

표 안의 아무 셀에 마우스 커서를 가져다 둔 다음 마우스 우측 버튼 클릭

[표/셀 속성]-[크기 고정]에 체크를 해제하면 됩니다.

크기 고정 해제

Tip 3. 글자 크기나 색깔 설정하기

메일머지가 되는 내용의 폰트 크기나 색깔 등 속성을 바꾸기 위해서는 한글 서식 파일에서 메일 머지 표시 부분을 바꾸면 됩니다.

글씨 속성 바꾸기

Tip 4. 필드 위치에 반영

메일 머지 만들기 대화상자에서 출력방향의 [필드 위치에 반영]에 체크를 하면,

정확히 메일 머지 표시를 단 부분에만 메일머지가 이루어집니다.

라벨 문서를 이용하여 메일머지를 작성했을 때 위의 예에서 보면

첫 번째 셀에만 메일 머지 표시를 달았고, 저절로 우측 셀과 다음 행의 셀에 데이터가 채워지는 것을 볼 수 있었습니다.

하지만 [필드 위치에 반영]에 체크를 하고 메일 머지를 만들게 되면

데이터 파일에서 가져오는 값은 쪽수를 넘겨가며 첫 번째 셀에만 채워지게 됩니다.

지금까지 한글에서 메일머지 사용법에 대해 알아보았습니다.

메일머지의 거의 모든 것을 다루었으니 참고하여 유용하게 사용하세요~~~

유용한 한글 메일머지 사용법 – 메일머지로 쉽게 상장 만들기

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메일머지란

메일 머지는 여러 사람의 이름, 주소 등이 들어 있는 ‘데이터 파일(data file)’과 ‘서식 파일(form letter file)’을 결합함(merging)으로써, 이름이나 직책, 주소 부분 등만 다르고 나머지 내용이 같은 수십, 수백 통의 편지지를 한꺼번에 만드는 기능입니다. 따라서 회원들에게 정기적으로 안내장을 발송할 일이 있다면, 많은 양의 단순 반복 작업을 메일 머지 기능으로 대신할 수 있습니다. 메일 머지를 수행하기 위해서는 데이터 파일과 서식 파일이 필요합니다.

-출처 : 한컴오피스 2020 한/글 도움말

메일머지는 이름, 주소 등만 다르고 같은 내용이 반복되는 상장, 초대장 등을 만들때 아주 유용합니다. 방법은 간단하니 아래 파일을 다운 받아서 따라해보세요. 🙂

상장예시.hwp 0.03MB 예시.xlsx 0.01MB

1. 다운받은 상장예시 파일을 불러옵니다.

– 데이터 파일의 레코드가 들어갈 상장번호, 부문, 과목, 학년반, 성명에 메일 머지표시를 넣을거에요.

★ 서식파일(한글)의 메일머지 명과 데이터파일(엑셀, 한셀 등)의 필드명이 같아야 제대로된 결과파일이 나오므로 꼭 같게 만들어주세요.

2. 상장번호 글씨 앞에 커서를 두고 도구 > 메일머지 > 메일 머지 표시 달기를 선택합니다.

3. 필드 만들기에서 필드 이름을 ‘상장번호’로 작성한 뒤 넣기를 클릭합니다.

4. 메일머지 표시가 들어갔습니다. 글씨는 지워주고 나머지도 같은 방법으로 만들어줍니다.

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5. 도구 > 메일머지 > 메일 머지 만들기를 선택합니다.

6. 한셀/엑셀 파일에서 ‘예시’ 엑셀 파일을 선택한 후 만들기를 클릭합니다.

7. 출력 방향에서 파일을 선택하고 생성될 파일 위치와 이름을 저장한 뒤 만들기를 클릭합니다.

8. 시트 선택, 주소록 레코드 선택에서도 선택을 클릭합니다.

11. 지정한 파일 위치에가면 결과물이 생성된 것을 확인 하실수 있습니다.

이상 메일머지로 상장 만들기였습니다.

이 글이 도움이 되셨으면 좋겠네요. 읽어 주셔서 감사합니다. 🙂

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한글 메일머지 사용법(쉽게 만들기) 주소 라벨 만들기

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한글 메일머지를 활용한 표창장, 임명장 등 만들기 방법

한글을 사용하다보면

다양한 업무를 보다 보면

상장이나 임명장, 표창장 등을 만들일이 많다

이외에도 반복되는 단순한 작업은 한글 메일머지를 엑셀과

함께 사용하면

업무 처리 속도가 배로 올라갈거 같은데 적은작업은 단순하게

처리하면 되겠지만 대용량 작업은 한번은 배워서 활용하는게

일 잘하는 사람의 덕목인거 같습니다.

한번을 사용해도 배움으로 채우는거랑

단순하게 일처리하는 거랑은 차이가 많이 나는거 같습니다

여기서 하나하나 다 데이터는 넣기 보다는

한글에서 메일머지 기능을 활요하면 좋은거 같다

먼저 내가 만들고자 하는 표창장 샘플을 한글로 만들고

순서대로 따라하면 쉽게 완성할 수 있다

해당 단락을 반복적이거랑

아님 엑셀의 데이터를 받아와서 표시해 주는 작업이 한글 메일머지이다

상장번호, 소속, 성명, 부서가 단순하게 반복되고

다른 내용은 같다면 이런때 메일머지를 사용하면 되는거다

한글 메일머지 사용법이다. 간략하지만 디테일하게 알아가면 좀 더 쉬울거 같다 도구→메일머지→메일머지표시달기 →엑셀 작성→메일머지 만들기→엑셀파일추가 →시트선택→데이터선택(끝)

여기서 엑셀은 반복되는 데이터를 정리하는 부분이고

이렇게 한글문서에 대입하면 자동으로 번호와 성명 부서등 지정된

순서에 따라 출력이 가능하다

단순하지만 강력한 도구인것만은 사실이다

먼저, 샘플 표지를 만들고 시작한다

표창장이든 임용장, 안내장이든 이 방법으로 사용하면

몇백 몇천명이 되든 개인별로 출력이 가능합니다

단순한 안내장 보다는

내 이름이 내 정보가 들어간 안내문이 받는 사람도 좋겠지요

도구에서 메일머지를 메일머지 표시달기를 최종으로 누르면

메일머지가 시작됩니다.

메일머지 새창이 뜨는데

메일머지 표시 달기에서 필드만들기

공란에 (상장번호) 등을 입력하고 넣기를 누른다

예를 들어 상장번호, 이름등 미리 필드 만들기로

데이터 입력 수치를 넣습니다.

필드만들기에서 서식에 필요한 항목들을 모두 만들어 넣는다

순서대로 만들고 넣기 버튼을 눌러 설정을 마친다

그럼 아래와 같이 순서대로 데이터 필드값이 생성됩니다

순서대로 필드 만들기를 끝내면

서식에 아래와 같이 {{상장번호}} 가 나오는데

그걸 필요한 곳에 위치를 바꾸면 됩니다

상장번호는 해당 필드에 갔다 놓고, 성명, 부서 등도 해당

문서 필드에 넣으면 됩니다

여기서 필드값이 엑셀 데이터와 연결되어 출력이 되는 시스템으로

이루어 집니다.

다음은 상장번호, 소속, 부서, 이름 등이 정리된

엑셀파일을 만들어 저장합니다

대용량 처리에는 적합한 기능 같습니다

주의 사항이 있다고 하면 상장번호, 소속명, 부서명, 이름을

똑같이 적어야 호환이 가능합니다

저는 실수를 놓쳐서 한참 고생했는데

처음하시는 분들은 챙겨서 실수가 없도록 하세요

이건 간단하 샘플이지만 다양한 정보와 데이터를 대입한다면

더 활용도는 높은거 같네요

기본적인 사항도 있지만 복잡한 문서서식도 많기 때문에

일일이 하기보다는 한글 메일머지 기능을 활용하면

생산성이 높아질거 같습니다.

다음 단계는 도구에서 메일머지 만들기를 클릭하여

엑셀파일을 연결하는 작업을 진행해야 합니다

도구에서 메일머지 표시달기 다음으로

메일머지 만들기 메뉴로 이동하면 되는 겁니다

메일머지 만들기에서 엑셀파일을 찾아 연결을 하고 확인을 누릅니다

그래야 데이터를 갖고와서 쉽게 쓸수가 있습니다

한글 엑셀파일 차기 버튼을 눌러 데이터를 불러오면 됩니다

파일을 최종 확인하고 확인버튼을 클릭하면 다음 단계로 넘어갑니다

다음은 시트선택하라는 창이 뜨는데

여기서는 시트를 선택하고 누르기만 하면 됩니다

해당 시트에 이름이 지정된거라면 해당 시트를 찾아가면되고

이름이 없으면 ‘시트1’을 클릭하여 선택하면 실질적으로

데이터를 끌어 옵니다

그러면 주소록 레코드 선택부분이 나오는데

상장번호, 소속명 등 이 나오는걸 확인하고

선택만해주면 자동으로 데이터가 입력됩니다

여기서 필드이름과 엑셀 필드 이름이 같아야 입력 오류가 없습니다

저는 이부분을 실수 하여 여러번 시행착오를 하였는데

다시한번 강조하지만 꼭 필드이름, 값을 동일하게 적용해야 합니다.

참고하시면 좋을거 같네요

이후 데이터가 최종 잘 들어갔는지

미리보기 등으로 샘플 출력하여 확인하시고

최종 출력하면됩니다.

간단하지만 매력적인 기능인것 같습니다.

알면 사는데 도움이 되지만 모르면 손발이 고생이 많이 하느거 같습니다

하나하나 배워서 남도 주고 내가도 써야 좋은거 같네요

그럼 이만 한글 메일머지 사용법에 대해서 알아 봤습니다.

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