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주주 서면결의는 언제할 수 있고 어떻게 결의하나요? – 첼로 법률도서관
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주주총회와 주주전원서면결의 – 1등 주주 관리 서비스, ZUZU
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주주 총회 서면 결의
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주주총회 서면결의시 문제점은?
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개념
구성원
의사결정기구
근거 법령
서면결의 조건
서면결의 사항
기재 사항
붙임 서류
공증 여부
유의 사항
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주주총회는 소집 통지, 개회, 의사록 작성 순으로 진행하고, 결의한 내용을 등기하려면 의사록 공증도 받아야 해요. 투자자가 있는 회사나 정기주총은 주주총회로 많이들 진행해요.
반면 서면결의는 실제로 주주총회를 개최하지 않기 때문에 소집 통지도 하지 않고, 회의가 끝난 뒤 의사록을 작성하지도 않아요. 모든 안건을 만장일치로 가결한다는 내용의 주주전원서면결의서에 주주들이 다같이 날인을 하면 끝나요. 훨씬 간단하죠?
주주에서 주주총회와 주주전원서면결의
소규모 회사고 정관에 주주전원서면결의가 기재되어 있다면 주주에서 서면결의로 할지, 주주총회로 할지 선택할 수 있어요.
소규모회사여도 정관에 서면결의 규정이 없다면 주주총회로 자동 선택해드려요.
단, 정관에 규정이 있더라도 결의한 내용을 등기하기 위해 주주총회와 이사회 의사록을 함께 공증해야 하는 경우에는 주주총회로 자동 선택해드려요. 규정 없이 서면결의를 하면 등기가 거절될 확률이 높기 때문이에요. 기존에 사내이사가 아니었던 새로운 대표이사를 뽑는 경우 등이 여기에 해당되어요.
주식회사 법인 “주주서면결의서”의 모든 것
주식회사 법인 “주주서면결의서”의 모든 것 Published by on
목차
회사의 의사결정기구 주주서면결의 근거 법령, 조건, 결의 사항 주주서면결의서 작성 방법 서면결의서 공증 여부, 유의 사항
주식회사란?
개념
주식회사란 주식을 발행함으로써 여러 사람으로부터 자본금을 모아 설립된 회사를 의미합니다.
구성원
주식회사의 구성원은 주주와 임원(대표이사, 이사, 감사)입니다. 주주는 회사에 투자하고 주식을 받은 사람이며, 임원은 회사의 운영을 도맡아 하는 사람입니다.
의사결정기구
주식회사는 주주총회 또는 이사회에서 중요한 사항을 결정합니다. 주주총회에서 결정할 수 있는 사항과 이사회에서 결정할 수 있는 사항은 다릅니다. 따라서 주주총회 결의 사항을 이사회에서 결정하더라도 효력이 없습니다.
주주총회와 이사회 결의 사항이 어떻게 다른지 궁금하시다면 아래 링크를 참고해주세요.
▶주주총회 의사록(회의록)은 무엇이며 어떻게 작성해야 하는지 총정리해드립니다.
주주서면결의서란?
근거 법령
상법 363조에 따라 자본금이 10억 미만인 소규모 회사는 일반 회사와 달리 주주총회 운영비용을 절감하고자 서면결의를 통해 주주총회 결의를 갈음할 수 있습니다. 즉, 주주총회를 별도로 개최하지 않아도 됩니다.
제363조(소집의 통지) … ④ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고 , 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다 . 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다. ⑤ 제4항의 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력 이 있다. ⑥ 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다. …
서면결의 조건
소규모 회사
주주서면결의서를 작성할 수 있는 회사는 자본금이 10억 미만인 소규모 회사입니다. 자본금이 10억 이상인 회사는 반드시 주주총회의사록을 작성해야 합니다.
의결 정족수
서면결의는 주주총회에 관한 규정이 적용됩니다. 따라서 어떠한 사항을 결의하느냐에 따라 주주총회 보통결의 요건(출석 의결권 과반수와 발행주식총수 1/4 이상)을 갖추어야 하는지, 특별결의 요건(출석 의결권 2/3 이상과 발행주식총수 1/3 이상)을 갖추어야 하는지 나뉩니다.
실무에서는 특별한 경우가 아닌 이상 복잡한 결의 요건을 따질 필요가 없는 주주 전원의 결의로 진행합니다.
서면결의 사항
주주총회 결의 사항
자본금이 10억 미만인 회사는 상법에서 주주총회 결의사항으로 정하고 있는 모든 경우 주주총회의사록 대신 주주서면결의서를 작성할 수 있습니다.
이사회 결의 사항
자본금 10억 미만인 소규모 회사는 1인 또는 2인의 이사를 둘 수 있습니다. 이사회는 3명 이상으로 구성되므로 소규모 회사의 이사가 3인 미만이라면 이사회가 없는 것으로 봅니다.
이 경우 주주총회 또는 대표이사가 이사회 결의 사항을 나누어 결정합니다. 주주총회가 결정한다면 주주서면결의서로, 대표이사가 결정한다면 이사결정서로 대신할 수 있습니다.
각 기관에서 이사회 대신 결정하는 사항이 궁금하시다면 아래 링크를 참고해주세요.
▶자본금 10억 미만 소규모 회사 특례 총정리
주주서면결의서 작성 방법
기재 사항
주주서면결의서는 법으로 정해진 양식이 없으므로 실무상 아래와 같은 내용으로 작성합니다. 아래와 같은 취지로 작성하면 충분하며 문구가 동일할 필요는 없습니다.
기재 사항 설 명 결의 명칭 ‘주주서면결의서’ 또는 전원이 기명날인하는 경우 ‘주주 전원의 서면결의서’로 기재합니다. 결의 주체 ‘○○ 주식회사’와 같이 회사명을 기재합니다. 서면결의로 갈음한다는 뜻 ‘상법 제363조 제5항, 제6항에 근거하여 주주 전원의 동의로써 주주총회의 소집절차를 생략하고 임시주주총회의 결의에 갈음하여 주주 전원의 서면동의로써 다음 사항을 결의한다.’ 고 기재합니다. 결의 사항 결의할 사항을 상세히 기재합니다. 결의 일시 결의 날짜를 기재합니다. 임시 주주총회와 마찬가지로 임의의 날을 정하여 결의할 수 있습니다. 주주 기명날인 주주 서명을 기재하고 개인인감을 날인합니다.
붙임 서류
주주서면결의서에 주주명부와 기명날인한 각 주주의 인감증명서를 첨부합니다. 붙임 서류까지 구비해야 주주총회의사록을 대신할 수 있다는 점을 유의해주세요.
붙임 서류 주주명부 1부
주주인감증명서 각 1부
서면결의서로 등기 신청
공증 여부
주주서면결의서는 의사록이 아니므로 공증을 받을 필요가 없습니다.
유의 사항
실무상 대부분의 등기소에서 주주서면결의서를 적법한 첨부 서류로 인정하고 등기를 마쳐주고 있습니다. 그러나 등기소에 따라서는 2010년 법무부 유권해석을 근거로 서면결의서를 인정하지 않고 반드시 의사록을 첨부할 것을 요구하는 경우가 간혹 있습니다.
이 경우 신청을 곧바로 각하하지 않고 의사록을 제출하라는 보정명령을 내리므로 보정 연락을 받으신 즉시 의사록을 작성하여 다시 제출하시면 됩니다.
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[민후의 기·꼭·법]주주총회 서면결의시 문제점은?
[법무법인 민후 이연구 변호사] 주주총회 시즌이 다가오고 있다. 그런데 주주총회의 소집절차를 보면 소규모 회사(자본금 10억 미만)의 입장에서는 여간 까다로운 것이 아니다.주주총회를 개최하기 위해서는, 가장 기본적인 사항들만 정리해보더라도 이사회 결의를 통하여 안건, 주주총회 소집일자, 의결권행사 기준일 및 주주명부 폐쇄기간을 설정해야함은 물론, 주주총회 개최일 2주전까지 소집통지를 해야 한다. 주주총회를 개최하고 난 이후에도 주주총회 의사록을 작성해야 하고, 의사록 작성 후에도 등기할 사항이 있는 경우 공증을 받아 관할 등기소에 등기 신청을 해야 한다.그런데 주주의 수가 많지 않아 주주들 사이 소통이 원활한 회사에까지 이러한 절차를 무조건적으로 요구하는 것은 기업의 영리성 및 기업조직의 유지를 지원하기 위한 목적에서 제정된 상법의 취지와는 부합하지 않는다.여기서 문제는 서면결의의 경우에도, 의사록(회의록)을 작성할 의무가 존재하는지 여부이다.의사록은 주주총회를 개최한 후 주주총회 의사의 경과요령과 그 결과를 기재하기 위하여 작성하는 것이기 때문에(상법 제373조), 주주총회를 개최하지 않고 회의를 한 사실이 없는 서면결의의 경우에도 의사록을 작성해야하는가에 대한 의문이 발생할 수밖에 없기 때문이다.상법은 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다고만 정해 추상적으로 규율하고 있기 때문에 서면 결의 이후의 후속 절차에 대해서는 어디까지 주주총회에 관한 규정을 준용할 것인지 해석에 의존할 수밖에 없어, 계속적으로 논란이 되고 있다.이와 관련해 법무부는 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음하는 경우 의사록이 작성돼야 한다고 해석한 바가 있기는 하나, 법률상으로 명확한 것이 없다. 이에따라 상업등기와 관련해 등기신청서에 주주전원의 동의서와 서면결의서를 첨부하면, 별도의 의사록 없이도 등기사무가 처리되는 경우가 많은 것이 현실이다.주주총회 의사록은 회사의 중요한 의사결정 사항에 대한 일종의 보고문서 형태의 성격을 갖고, 회사는 위 의사록을 본점과 지점에 비치해야할 의무가 있다. 반대로 주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 회사에 비치된 주주총회의사록에 대해 열람 또는 등사를 청구할 수 있는 권리가 있으며(상법 제396조 2항), 만일 회사가 이러한 의무를 해태한 경우 과태료에 처해질 수도 있다.즉 의사록은 단순히 내부적 보고문서로서의 성격만을 갖는 것이 아니라, 회사 주주 및 회사채권자에게 회사 운영상황에 대한 중요정보를 제공하는 기능을 보유하고 있다.따라서 소규모 회사에 대해 주주총회 결의사항을 서면결의로서 갈음할 수 있도록 한 이상, 해당 결의사항에 대한 정보를 주주 및 회사채권자가 언제든지 열람하고 파악할 수 있도록 보장하는 것은 거래 안전 측면에 있어서 중요하다. 따라서 서면결의에 따른 의사의 요령 및 진행경과를 파악할 수 있는 의사록 작성 의무를 법령을 통해 부과할 필요성이 있고, 등기 신청시에도 이를 확인할 수 있는 의사록을 첨부하도록 규정할 필요성이 있다.최근엔 스타트업과 같이 소규모회사가 많이 등장했고 소규모 회사라 할지라도 주주나 채권자의 구성이 과거에 비하여 점점 복잡 다변화되고 있는 추세다. 기업의 영리성 및 기업조직의 유지를 효율적으로 지원하면서도 거래 안전을 도모할 수 있는 효과적인 방안들이 등장할 수 있기를 기대한다.
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