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생산성 덕후의 Todo List 활용법
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Todoist (투두이스트) – 할 일 관리 앱의 최고봉, Organizer, 한국말 잘 이해하는 미국 출신 AI 비서
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Todoist (투두이스트) – 할 일 관리 앱의 최고봉 Organizer 한국말 잘 이해하는 미국 출신 AI 비서
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일정 정리 끝판왕 워크플레이스 만들기 : Todoist 투두이스트 (윈도우, 구글 캘린더, 아이폰, 애플워치 동기화 할일 관리 어플) : 네이버 블로그
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Todoist : 일만해도 머리아픈데 기억하는데 머리아프지 말자 (GTD)
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편리한 할 일 관리 앱 Todoist을 추천하는 이유
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편리한 할 일 관리 앱 Todoist을 추천하는 이유
제가 느낀 Todoist의 장점은!
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작업 관리 투두이스트(Todoist) : 11가지 숨겨진 기능?
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작업 관리 투두이스트(Todoist) 11가지 숨겨진 기능 본문
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생산성 덕후의 Todo List 활용법
여러분은 어떻게 할 일 관리를 하시나요? 저는 Todo List에 관심이 많아서 다양한 플랫폼을 사용해오다가 지금은 Todoist라는 앱을 사용하고 있습니다. 이 앱을 이번에 처음 쓴 건 아닙니다. 예전에 몇 년 간 썬던 플랫폼이었고 다른 도구를 사용하다가 다시 쓰기 시작했습니다. 그때와 지금은 그 쓰임이 많이 달라졌는데요. 지극히 개인적인 이야기일지 모르지만 Todo List 사용에 어려움을 겪고 계신 분들에게 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠다는 생각에 글을 씁니다.
왜 다시 Todoist인가?
이 도구의 매력이 무엇이길래 다시 쓰게 됐는지 어떤 점이 마음에 들어서 쓰게 됐는지 말씀드릴게요.
Todoist의 가장 큰 장점은 Notification (Reminder기능)입니다. 쉽게 말해서 바로 알림 기능이죠. 설정 가능하다는 것이 아니라 설정하는 방식의 자유도가 꽤 높은 편입니다. 당연히 다 되는 거 아닌가 싶은 분들도 계시겠지만 능가하는 다른 도구를 현시점에서는 찾기 힘드실 겁니다. 예를 들어 매달 말일에 처리해야 하는 일을 Todoist에서는 간단히 타이틀에 ‘매월 마지막’이라고 적으면 자동으로 문구를 하이라이트 해주고 날짜와 시간을 찾아 적용해줍니다. 이런 기능이 저처럼 시간 설정을 자주 하는 사용자에게는 이렇게 친절한 기능이 없다고 생각합니다. 시간 설정에 들어가는 시간을 최소화해줘 시간을 아낄 수 있겠죠.
그 외 기능은 여타 다른 플랫폼과 비슷합니다. 라벨, 필터, 폴더화, 검색 능력 등은 크게 차별점이 아닙니다. Template 파일로 할 일을 한꺼번에 입력할 수 있는 기능이 색다른 점 중 하나이지만 사용하지 않아 메리트라고 생각하기 힘드네요.
여담으로, Todoist는 좋은 생산성 도구지만 제가 원하는 기능만 추리고 더해서 저만의 Todo List를 만들면 더 좋겠다는 생각도 있습니다. 특히 어떤 일을 처리하지 않고 목록에 방치하면 점점 흐려지다가 말끔히 사라져 버리는 기능이 있었으면 좋겠어요. 계속하지 않은 일은 불필요한 일일 가능성이 높기 때문이죠.
Todoist의 역할
그럼 이제 Todoist를 어떻게 사용하고 있는지 살펴보겠습니다.
잔업 처리반
중요하지 않은 일이지만 제 때 하지 않으면 난감한 일을 담아두는 곳으로 사용합니다. 그래서 중요한 일을 제때 할 수 있도록 도와줍니다. 단 1분이라도 중요하지 않은 일에 빠져 버리면 시간 관성이 작용하여 집중력을 잃게 되니 그런 하찮은 일거리가 중요한 일을 방해하지 않도록 Todo List에 던져 버리고 빠르게 시간 설정을 합니다. 오늘 다시 보거나 내일 혹은 다음 주에 다시 그 일이 눈에 들어오도록 셋팅하는 것이죠.
미래의 나에게 보내는 쪽지 배달부
예를 들어 이런 일들이 가능합니다.
Youtube 6개월 사용권 끝났어. 계속할 거지?
36개월 뒤 은행 적금 만기야 해지해.
Amazon Audible 한 달 써보니 어때? 계속할까?
2개월 전에 [설득 전략] 책을 사고 싶다고 했는 데 비슷한 책 몇 권 있잖아. 그건 다 읽었니? 그럼 바로 살게.
쿠팡 캐시 Full 충전한 지 2년 됐는데 계속 가지고 있을 거야? 충전 필요 없니?
서비스를 제공하는 기업 입장에서 알려주기 싫은 무료 이용권 만료 날짜를 설정해놓고 마음껏 서비스를 이용하고, 물건을 사고 싶은 욕구를 좀 더 뒤로 미뤄보는 등 긴 시간 뒤 확인이 필요할 때 Todoist을 적극적으로 활용하고 있습니다. 정확한 날짜에 알림을 띄울 수 있기 때문에 가능한 일이죠. 정말 나에게 보내는 쪽지를 보내듯이 구어체를 쓰면 좀 더 눈에 확 들어오더라고요. 날짜를 문장에 녹여내면 자동으로 시간이 설정되는 점이 역시 편리하죠.
반복 머신
기억하고 싶어도 하지 못하는 특정 일들을 담아두는 장소로도 제격입니다. 시간 설정과 마찬가지로 문맥을 보고 반복 설정이 자동으로 잡힙니다. 예를 들어 타이어 상태와 엔진 오일 교체를 포함한 차량 정비, 각종 세금 신고, 매달 필요한 계좌 이체를 등록할 수 있습니다.
가족의 안전을 위해 차량 정비는 꼭 필요하고 이체나 세금 신고도 하지 않으면 금전적인 손해가 발생하니 꼭 해야 하는 일인데 문제는 주기가 일정하지 않거나 너무 길다는 것입니다. 이 경우 챙겨야 하는 것을 알아도 놓치지 쉽죠. 이런 점에서 Todoist가 똑똑한 비서 역할을 해주고 있어요.
걱정 유예
‘걱정하는 일의 90%는 일어나지 않는다’는 말이 있죠. 하지만 하지 말자고 마음먹음과 동시에 걱정이 바로 사라져 버린다면 얼마나 좋을까요. 그게 잘 안되니까 사람인 것을. 데일 카네기는 ‘자기 관리론’에서는 걱정이 생기면 정말 일어날 확률이 얼마나 되는지 사실 관계를 파악하고 관련 문제를 해소하기 위해 무엇을 행동에 옮겨야 하는지 알아내는 것이 중요하다고 말했습니다. 이미 많은 분들이 걱정이 생기면 그것을 적어 명확히 하는 것이 도움이 된다고 알고 계실 거예요. 여기에 하나 더, 단순 노트에 일회성으로 적는 것보다 타이머가 달린 Todo List를 사용하는 것이 더 유용할 수 있습니다.
먼저, 그 일이 정말 걱정할 일인지 사실 확인을 하는 작업을 언제 몇 시에 하겠다고 적어놓으면 지금 하고 있는 일에 집중하기에 수월합니다. 그때 확인해도 늦지 않으니까 일단 잊어버리자고 다짐할 수 있으니까요. 그리고 그 시간에 실행할만한 Action Point가 도출되면 그것도 Todo List에 적어두고 시간 알림을 붙여놓습니다. 여기서 핵심은 너무나 일정을 빡빡하게 잡지 않는 것입니다. 걱정과 불안이 이성적인 판단이 흐릴 수 있으므로 충분한 시간 간격을 가지고 천천히 처리하는 것이 중요하다고 생각해요. 빠르게 해결해서 머릿속을 비우는 것도 걱정을 다루는 방법이 될 수 있지만 그보다는 마인드 컨트롤을 하면서 그 문제를 담담히 해결했던 것이 더 좋은 결과를 가져왔었던 것 같습니다.
이건 제 경험담인데, 전세 금액 걱정을 하다가 위와 같이 할 일을 적었던 경험이 있습니다. 식사 시간 후에 면접을 보면 당이 충전된 면접관의 내리는 결과가 우호적일 가능성이 높아 합격률이 올라간다는 책 내용을 떠올리고는 이왕이면 저녁 식사 후에 전화를 드려보자는 계획이었죠. 지금 생각해보면 나름 치밀했죠.
Todoist를 활용하기 위한 나만의 Rule
Todoist가 저의 생활 패턴에서 어떤 역할을 하는지 말씀드렸습니다. 이제 Todoist를 이렇게 잘 활용하기 위해서 제가 지키려고 하는 4가지 Rule을 이야기해볼게요. 이것들이 잘 안되면 결국 Todo List를 지속적으로 유지하지 힘들고 유지하더라도 효용 가치가 떨어진다는 것을 알게 되었어요.
첫출발은 중요하면서 반복적인 일을 List에 적지 않는 것에서부터 시작합니다. List는 길수록 관리에 시간이 많이 들어가니 가볍게 가져가는 것이 좋습니다. 그리고 적지 않은 중요한 일은 단단히 기억합니다. 언젠가 할 일은 빼는 것이 좋습니다. 지금 필요한 일도 아닌 데 눈에 자주 노출되는 것이 신경을 쓰기에 만드니까요. 그렇게 되면 하루 80% 이상의 시간은 스스로 기억한 할 일이고 나머지 20% 정도가 Todoist에 저장된 일이 됩니다. 중요하지 않기 때문에 잠들기 전에 시간을 투자하거나 틈틈이 자투리 시간이 있을 때 처리해도 좋더군요.
예전에 Todoist를 처음 사용하면서 여러 기능을 사용해보는 것이 즐거웠습니다. 다 사용해보면 정말 꼼꼼한 일처리가 가능하겠다 싶어 제가 할 모든 일거리를 Todoist에 적었어요. 중요한 일, 그렇지 않은 일, 특정 장소에서 해야 할 일, 회사에서 할 일, 집에서 해야만 하는 일 등, 이 모든 것을 구분해낼 수 있는 능력이 Todoist에 있었으니까요. 그런데 그렇게 사용해보니 관리에 시간이 너무 많이 들어가고 비우지 못해 찝찝한 기분으로 잠을 자야 하는 경우가 점점 많아지더라고요. 이미 머릿속에 잘 정리되어 있고 우선순위도 잘 알고 있는 데 한 곳에 모아놓고 분류해야 한다는 것이 시간 낭비처럼 느껴지기도 했어요. 그래서 방법을 바꾸기로 한 것이죠. 그리고 사용해보니 중요한 내용을 적지 않는 방법이 맞다는 것을 깨닫게 됐어요.
두 번째 Rule은 알림을 특정 타임 블록 내에서 사용한다는 것입니다. Todoist가 시간 설정을 세세히 할 수 있지만 그것을 보고 바로 행동에 옮길 수 없다면 쓸모없는 일이겠죠. 개인마다 차이가 있겠지만 보자마자 수행할 수 있는 시간대가 정해져 있어요. 예를 들어 지금 저는 출근 전(아침 7시부터 9시까지), 점심시간 (12시부터 13시까지), 저녁 시간 (20시부터 21시까지), 밤 시간 (23시부터 24시까지) 정도예요. 이 시간대에서는 비교적 자유롭게 시간을 사용할 수 있으니 알림 설정을 이 시간대 안으로 해두면 바로 대응할 수 있어요. 별도의 시간 설정 없이 날짜만 설정되어 있다면 보통 밤 시간대에 그 일을 처리하게 되죠.
세 번째 Rule은 잠 자기 전에 어떻게든 비우는 습관을 들이는 겁니다. 아무런 이유 없이 한번 Todo List을 비우지 못하면 순식간에 불어나는 눈덩이처럼 할 일들이 쌓이기 시작합니다. 하루 잠자기 전에 미루기 찬스라도 써서 오늘의 할 일을 비워 나가는 것이 List를 유지할 수 있는 방법이더라고요. 여기서 중요한 포인트는 절대 중요한 일 대신 Todo List에 적힌 일을 하지 않는 겁니다. 그날에 생각해둔 중요한 일을 하지 않았다면 그 일부터 하고 Todo List에 있는 일은 무시하세요. Todo List에 있는 일을 먼저 하는 것은 만족감을 쉽게 받기 때문에 더더욱 중요한 일을 미루게 될 거예요.
마지막, 네 번째 Rule은 세부 할 일을 분산 관리하는 겁니다. 한 바구니 모든 달걀을 담으면 쉽게 깨지는 것처럼 많은 세부 할 일을 하나의 프로그램에 담으려 하지 않아야 합니다. 처음엔 모든 정리가 한 번에 끝난 것 같아 기분이 좋다가도 여러 가지 이유로 일이 미뤄지고 추가 삭제가 반복되면서 복잡도가 올라가기 시작하면 아무것도 건드릴 수 없는 상태에 빠지기 쉽습니다. 혹여나 막대한 에너지를 쏟아 정리를 계속해나간다고 하더라도 그 에너지를 관리보다는 실행에 쏟는 것이 더 효율적이겠죠. 그래서 큼직한 할 일은 기억하거나 Todoist에 적고 세부 할 일은 각각의 수행 위치에 분산시켜 적어 놓는 것을 추천합니다. 예를 들어 머릿속에는 프로그래밍과 남은 회사일, 영어 공부를 중요한 일로 기억하고 프로그래밍 관련 세부 할 일은 시작하는 작업 파일에 안에 적어두고, 회사 세부 할 일은 회사 다이어리에 쓰고, 집에서 할 공부 범위는 간단한 책상 위 A4 용지에 적는 것입니다.
마치며
어떠신가요? 저는 이렇게 Todoist를 시간 관리의 메인으로 사용하기보다 중요한 일을 하는 데 방해가 되지 않도록 보조적 수단으로 사용하고 있습니다. CEO가 비서에게 작은 일을 위임하고 보다 더 중요한 일을 머릿속에 담아두면서 바로바로 행동에 옮길 수 있는 구조를 만드려고 지금도 노력하고 있어요. 여러분에게 Todo List는 무엇인가요?
할 일 관리 앱의 최고봉, Organizer, 한국말 잘 이해하는 미국 출신 AI 비서
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별도의 비서를 두지 않는 이상, 우리는 스스로 일정과 할 일을 정리하고, 관리해야 합니다.
관리해야 할 일정과 할 일은 직업과는 상관없이 대부분의 사람들에게 존재하고요.
만약 나만의 할 일 관리 방법이 없다면, 일의 우선 순위를 잃어버리게 되고 실행력은 현저하게 떨어질 가능성이 높습니다.
일정관리, 할 일 관리 시스템을 만든다는 것은 곧 내가 지금 집중해야하 하는 일, 처리해야 하는 할 일 들을 빼먹지 않고 나에게 알려주는 시스템을 구축하는 것과 같습니다.
시간을 초월하여 과거부터 ‘할 일 관리’에 대한 사람들의 관심은 끊이지 않았습니다.
프랭클린 다이어리, GTD, 포스트잇을 활용한 칸반 시스템 등 할 일 관리에 대한 많은 기법들이 발전되어 왔습니다. PC, PDA 같은 디바이스와 함께 할 일 관리를 위한 다양한 툴들이 개발되기 시작되었고 특히 스마트폰의 출현과 함께 다양한 ‘할 일 관리’ 앱들이 쏟아져 나왔습니다. 스마트폰 출현 이전에 직장 생활을 시작한 저로서는 신세계였죠. 이것 저것 많은 툴들을 사용해 보았습니다. 중간에 한 번 일탈을 하기는 했지만, 가장 오래 사용하였고, 결국 정착해서 현재까지 사용하고 있는 툴이 지금 소개할 ‘Todoist’입니다.
제가 생각하는 할 일 관리 툴이 갖추어야 할 필수 5가지 요소는 다음과 같습니다.
할 일이 생겼을 때 쉽게 바로바로 입력할 수 있어야 한다. 큰 덩어리의 일을 여러 개의 작은 덩어리의 일들로 쪼갤 수 있어야 한다. 마감 일, 알람 설정을 쉽게 할 수 있어야 한다. 할 일의 카테고리 구분이 되어야 한다. 클라우드 기반으로 모든 디바이스간 sync가 원활해야 한다.
이 다섯 가지 조건을 가장 잘 충족하는 툴이 Todoist 입니다.
1. 쉽고 빠른 입력
모바일에서는 위젯으로, 웹상에서는 크롬 익스텐션으로 쉽게 할 일을 입력할 수 있습니다.
2. 할 일 쪼개기
어려운 일일 수록 작은 단위로 분해하면 구체적으로 할 일이 보여서 실행력을 배가 시킬 수 있습니다. 하나의 Task 하위에 딸려있는 small task들, 바로 sub-task를 todoist는 매우 잘 구현하고 있습니다. 4단계 depth까지 subtask를 지원하는데요. 보통 다른 툴들은 한 단계 depth의 subtask만 지원하거나, 아예 지원하지 않는 경우가 많습니다. 하나의 할 일을 분해해서 차근차근해나가고 기록하다 보면, 내가 어떤 과정 속에 있는지 쉽게 파악할 수 있습니다.
3. 마감일(due date), 알람 설정
보통의 투두리스트 앱은 직접 일정을 선택해야 합니다.
Todoist는 그냥 내일 오후 7시, 내일 19시에 밥 먹기 이렇게만 입력해도 자동으로 마감일 설정과 함께 할 일이 등록됩니다. 이른바 ‘자연어 처리 기술’이 적용되었습니다. 할 일 관리 툴들 중 자연어 처리에 있어서는 Todoist가 거의 독보적이라고 할 수 있습니다. 미국산 툴임에도 불구하고 한국어를 잘 인식합니다.
예를 들어,
‘다음주 목요일 15시에 에 친구에게 전화하기’라고 입력하면, 알아서 마감일을 다음 주 목요일 오후 3시로 지정해서 할 일을 등록해줍니다.
별도로 마감 일을 지정할 필요 없이, 텍스트로 입력하면 붉은색 하이라이팅이 되면서 자연어를 인식해서 자동으로 마감일 및 시간을 등록해줍니다.
정말 편리하죠.
한국말을 잘 알아듣는 미국 출신 비서 느낌이 듭니다. 물론 영어는 더 잘 알아듣습니다.^^
또한 마감 일, 마감 시간과는 별도로 알람을 무제한으로 설정할 수 있습니다. 예를 들어 마감일 2일 전에 알람으로 리마인드 시켜주도록 설정할 수 있는 것이죠.
마치 비서가…. ‘XX 업무 마감 일 이틀 남았습니다. 이틀 뒤에 미팅이 있을 예정입니다.’ 라고 알려주는 것 같습니다.
마감 일을 앞두고 스스로를 압박하는 효과도 있고요.
4. 할 일의 카테고리 구분
1차적으로는 폴더처럼 프로젝트를 생성해서 각각의 할 일을 등록, 구분할 수 있습니다.
출처. doist.com
그리고 태그, 우선순위를 설정할 수 있어서 2차적으로 할 일을 구분해서 볼 수 있습니다.
물론 데드라인으로 구분할 수도 있습니다. 오늘 할 일, 내일 할 일, 앞으로 7일 동안 할 일 등으로요.
5. 모든 디바이스 간 sync
클라우드 서비스가 대중화되면서 이제 웬만한 툴들은 다 지원하는 기능이긴 한데요. 속도나 안정성의 차이는 있는 것 같습니다. Todoist는 속도와 안정성 면에서 거의 완벽한 sync를 보여준다고 할 수 있습니다. 그리고 대부분의 디바이스를 지원합니다. 스마트워치 같은 웨어러블 디바이스까지 지원합니다.
Todoist를 활용하면, 쉽고 촘촘하게 나의 일정과 할 일들을 관리할 수 있습니다.
완벽한 기능을 활용하기 위해서는 비용(3달러/월)을 지불해야 하지만, 얻을 수 있는 편익에 비하면 전혀 아깝지 않은 돈입니다. 물론 free plan으로도 기본적인 기능은 사용할 수 있습니다.
할 일 관리 툴을 고민하시는 분이라면 한 번 사용해보세요.^^
todoist.com
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Todoist : 일만해도 머리아픈데 기억하는데 머리아프지 말자 (GTD)
사람의 작업용량은 3개뿐
한때 커뮤니티에서 긴 글을 쓰면 이런댓글이 달렸다.
“3줄 요약좀”
왜 한 줄 요약도 아니고 세줄 요약일까?
그건 인간의 작업용량(작업기억)이 3~5개이기 때문이다.
(출처 : ko.wikipedia.org/wiki/단기_기억)
작업용량이 넘어가는 정보가 들어오게 되면 뇌는 체하게 된다.
뇌가 체하면 정서적으로는 짜증과 분노가 생기게 되며,
심하면 페닉이 와서 아무것도 할 수 없는 상황이 생겨난다.
나는 행정조교에 연구실 잡무에 실험에 보고서까지 쓸일 이 빈번히 생기기 때문에 평소에 매우매우 짜증이 난다.
밤 9시까지 연구실에 있어야하는데 짜증과 분노가 쌓인채로 있게되면 너무 힘들기 때문에 어떻게 일을 해야하는 지에 대해서 많은 연구를 했다.
그 중 가장 효과를 본 여러방법중 GTD 라는 방법이 나한테 제일 잘 맞았다.
GTD : Getting Things Done
출처 : https://m.blog.naver.com/hasajon/220648576335
m.blog.naver.com/hasajon/220648576335
위의 블로그에서 설명한 GTD 도표 그림을 가지고 왔다.
블로그의 저자분께서 데이비드 앨런의 원서에 나온 GTD 도표를 나름대로 해석하여 깔끔하게 그려준 것이다. (감사합니다 하사전님)
GTD 방식의 핵심원칙은 일이 생기면 바로바로 할 수 있는 일과 아닌 일을 분류한다는 것이다.
GTD 핵심흐름도를 따라가보면 다음의 4단계를 거치게 된다.
1. 일이 주어지면 일단 수집함에 넣어놓는다.
2. 2분안에 바로 할 수 있는 일의 경우 바로 해버린다.
3. 바로 할 수 있는 일이 아니면 남에게 일을 맡기거나 할일목록에 넣어놓고 나중에 한다
4. 할일이 단번에 할 수 없는 복잡한 일인 경우 프로젝트로 만들어 그 중 할 수 있는 것만 먼저 한다.
GTD의 장점은 간단하며 일을 하나씩 끝낸 놓는다는 성취감도 든다는 것이다.
단, 내 경험상 다음의 세가지 전제가 지켜졌을때에만 GTD가 유용했다.
1. 아주 작은 일이라도 모든 작업이 1단계 수집함에 있어야한다
아주 작은 일, 예를 들어 교수님의 중간고사를 위한 장소를 예약하는 일처럼 행정실에 가서 말한마디만 하면 되는 작은 일이라도 수집함에 있어야한다.
수집함에 넣는다는 것은 내 머릿속에서 꺼내 수집함에 집어 넣는 것을 의미한다.
내가 GTD의 방법을 활용해 일을 하는 이유는 해야할 일로 내 작업용량이 가득차지 않게 하기 위함이다.
아주 작고 사소한 일이라고 하더라도 일단 주어진 일이기 때문에 까먹고 안하면 욕먹는다.
이런걸 잘 못한면 작은일도 잘 못한다고 소소하게 까일거리를 주게된다.
이런 짜증나는 일을 만들지 않기 위해서 가장 중요한게 바로 1단계 모든 주어진 일을 작업함에 기록하는 것이다.
2. 주어진 일은 ‘내가’ 관리해야한다
행정조교 하면서 제일 빡치는 때는 남이 내 일정을 모두 갉아먹을 때이다.
공문처리해야하는데 전화를 안받는 교수라던가 자기 일도 이해못해서 다른부서로 떠넣기는 교직원과 일을 하는 등의 경우말이다.
이런 경우 행정처리가 정말 무한정 길어진다.
그로인해 나는 이날 해야하는 모든 일이 미뤄진다.
이런듯 주어진 일이 나의 관리에서 벗어나면 삶이 피곤하고 힘들어진다.
그래서 GTD 에서 두번째로 중요한건 주어진 일을 내가 관리하는 것이다.
그러기 위해선 ‘프로젝트’를 잘 설정해야 한다.
프로젝트는 한가지 액션으로 끝나지 않는 일을 여러단계로 나눠서 하는 것을 의미한다.
주어진 일 중에 이게 똥인지 오줌인지를 잘 가려서 똥같은 일은 프로젝트로 잘게 나눠줘야한다.
잘게 나눠진 하나의 일은 내가 관리할 수 있기 때문이다.
똥같은 행정업무를 한번에 처리하려고 하다간 일이 이리가고 저리가고 끝없이 지체되게 된다.
잘게 나눠서 내가 해야하는 건 내가 하고 남이 처리해야하는 일은 딱 그정도만 남겨놔야한다.
(학과장의 마지막 싸인 단계만 남겨놓는것 처럼 말이다)
3. 모든 일에 처리기한을 남겨야 한다
GTD를 처음 실행할 때 일이 계속 쌓이기만 하고 처리되지 않는다는 느낌을 받아서 잠시 접었던 적이 있다.
그건 일의 처리기한을 정하지 않고 무한정 쌓아놓기만 했다는 점이다.
이러다보니 일이 계속 쌓이고 쌓여가는 작업함을 보는 것만으로도 스트레스를 받아서 GTD를 포기했었다.
모든 해야할 일에 처리기한을 정해두자.
처리기한이 지났는데도 손이 가지 않는 일은 두가지 경우일 것이다.
일을 충분히 잘게 나누지 않아서 손댈 엄두가 안나거나 실제로 의미가 없는 일인 것이다.
일이 충분히 나눠지지 않을 경우에는 한번더 프로젝트를 잘 기획해서 당장에 할 수 있는 기초적인 게 무엇인지 찾아보고 내가 어떤 부분에서 막히는지를 충분히 생각한다. 그리고 의미가 없는 일은 보통 남들이 좋다고 해서 해봐야지 하고 넣어두는 경우가 많은데 (아프켄 책을 독학 한다던지 하는 일 말이다.. 물갤의 허세에 나도해야하나 싶은 일들이 많았다) 이 경우 정말 나에게 도움이 되는지를 잘 따져보고 아닌 ㄱㅕㅇ우 따로 라벨링을 해서 보관만 해놓는다.
투두이스트 Todoist
todoist.com/ko
많은 GTD 관리 어플을 받아보고 사용해봤는데 이 어플이 제일 좋다.
유니버셜앱인데다가 (맥, 윈도우, 안드로이드, 아이폰 모든 플랫폼에서 동기화되어 사용가능함)
웹에서도 작업할 수 있기에 피씨방 같은데에서도 쓸 수 있다.
(좌) 맥에서의 모습 (우) 아이폰에서 모습
투두이스트의 기능적 장점은 다른 리뷰들에서도 셀수없이 많아서 무료로 광고도 없이 이용가능한 것 빼고는 따로 언급하진 않겠다.
내가 GTD 방식을 투두이스트에서 이용하는 이유는 세가지 이다.
1. 프로젝트로 만들기가 너무 쉽다
2. 오늘 할일에 집중하기 좋은 인터페이스
3. 모든 플랫폼에 딜레이 없이 바로바로 동기화가 된다는 점
다른 어플에서는 프로젝트로 만들려면 처음부터 할 일을 프로젝트로 만들어야 했다 (2DO를 그래서 버렸다)
처음부터 프로젝트로 관리하는 일은 마음가짐부터 이건 덩어리가 큰 일이니까 한번에 못해 그런게 깔려있다.
그러다보니 프로젝트 내에 관리하는 일들이 너무 많아지게 된다.
GTD의 장점은 소소한 성취감인데 일이 늘어나면 성취감은 없고 스트레스 쌓인다.
하지만 투두이스트에서는 모든 할일이 바로 프로젝트가 될 수 있다.
관리함의 모든 할일 리스트는 눌러보면 아래에 하위작업추가 메뉴가 있어서 생각보다 덩치가 큰 일은 계속 작게 쪼갤 수가 있는 것이다.
오늘 포스팅을 세줄 요약하면
1. 작업기억은 3개밖에 기억못하니까 할일은 다른데 적어놓고 잊자
2. GTD 방식을 사용하면 머리 편해진다
3. 투두이스트 쓰자 GTD에 이만한 어플이 없다
끝.
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